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¿Por qué unas acertadas previsiones de ventas son importantes para el director de ventas modernas?

Cuando las compañías alcanzan un determinado nivel de ventas (1m – 5m) comenzará a percatarse de las diferentes habilidades que tienen dichas empresas para mantener un nivel de crecimiento que sea continuo y predecible.

La diferencia suele radicar en su director de ventas y más concretamente en su habilidad para predecir de manera precisa las futuras ventas.

Salesbox sales forecast

 

¿Por qué una previsión de ventas precisa es crucial para el crecimiento?

 
Si tiene en mente planes de crecimiento para su empresa, es crucial que obtenga unas previsiones de ventas precisas, no solo con el objetivo de planear sus futuras ventas, sino también para planear su marketing, su producción o entrega, servicio de atención al cliente etc.Toda la compañía se verá afectada por la previsión de ventas.

Si quiere conseguir que su compañía crezca, debe planear ese tipo de cosas, y como cualquier plan, debe basarlo en la mayor cantidad de datos posible.

La previsión de ventas afectará a su necesidad de:

 

Contratar un mayor número de representantes de ventas cuando resulte necesario.

> Planifique y ejecute actividades de marketing para generar nuevos clientes cuando llegue el momento

> Planifique la contratación de más empleados en los departamentos de producción o entrega cuando lo considere oportuno.

> Planifique y expanda su departamento de atención al cliente.

etc.

 

Como puede apreciar, muchos departamentos de la empresa dependen de los números que se presentan en la previsión de ventas.
Una previsión de ventas imprecisa dificultará poder extrapolar los números y hacer que la compañía crezca.

 

PERO

 

Una previsión de ventas certera que esté basada en su mayor parte en datos, hará que sea más fácil estar un paso por delante de la competencia, y también hacer que la empresa experimente un crecimiento de acuerdo a las expectativas de los propietarios y de la junta directiva.

Hemos estado observando a diferentes directores de ventas modernas y hemos detectado un patrón de conducta común, según el cual los mejores entre ellos trabajan de una manera adaptada a nuestro tiempo, ágil y más controlada.

 

  1. Los directores de ventas modernas están al loro de todos los números a tener en cuenta.
  2. El director de ventas moderno es capaz de extrapolar las ventas de acuerdo a datos fiables
  3. Los directores de ventas modernas son capaces de establecer metas realistas basándose en su conocimiento detallado de los equipos de ventas
  4. Los directores de ventas modernas suelen digitalizar el flujo de ventas, la gestión de los clientes y el marketing implementando una solución integral para controlar los importantes indicadores de rendimiento.
  5. Los mejores directores de ventas modernas emplean la mayor parte de su tiempo haciendo coaching y mentoring a sus representantes de ventas  Y preguntándose por qué los objetivos son alcanzados o no.

 

Separe la captación de clientes potenciales del proceso de generación de ventas

 

Un problema común a muchas empresas es que los representantes de ventas no disponen de otro lugar para incorporar nuevos clientes que su propio sistema productivo.

Esto hace que dicho proceso se desborde en ciertos lugares. La mayoría de directores y representantes  saben qué parte del proceso productivo está atascado.

Lo único que se consigue cuando una oportunidad de negocio está atascada en el proceso productivo es posponer el cierre del acuerdo o negocio.

Cuando la fecha para cerrar el trato ha sido cambiada varias veces, lo que usted hace es echar fuera a esa oportunidad del proceso productivo.

 

¡Además, todo esto genera mucho estrés a los representantes de ventas! ¿POR QUÉ?

 

Porque cuándo usted incorpora algo al proceso productivo, incorpora dinero, el dinero significa expectativas, dado que afecta a toda la previsión de ventas.

Cada vez que usted decide cambiar la fecha de cierre, el representante de ventas se estresa cada vez más. Obviamente esto es algo que no desean volver a experimentar otra vez. ¿El resultado?

Muchos representantes de ventas simplemente incluyen al proceso la posible oportunidad de negocio cuando el cliente firma el contrato, es decir, no incorporan oportunidades, lo que hacen es registrar pedidos.

Esto hace que usted como director tenga una PERSPECTIVA NULA y ninguna posibilidad para pronosticar sus ventas.

 

¿La solución?

Separe a los clientes potenciales y el proceso productivo en dos partes bien diferenciadas.

Sus representantes de ventas deben captar clientes potenciales de manera sosegada y en orden, sin dinero de por medio y cuando el cliente potencial cumpla con los criterios dados para convertirse en una oportunidad, lo convierten, pero no antes de ese momento.

Le recomendamos que use su ciclo de ventas como punto de referencia.

 

Cuando consigue captar al cliente potencial, usted puede encontrarse con TRES ESCENARIOS

  1. Los clientes no están interesados, coloque al cliente potencial en su historial o archivo.
  2. Están interesados pero a un largo plazo que va más allá de su ciclo de ventas. En este caso mantenga a ese cliente y actúe posteriormente cuando lo crea oportuno.
  3. Están interesados y además dentro de su ciclo de ventas. Perfecto, entonces es el momento de convertir al cliente potencial en una oportunidad (Ciclo de ventas a largo plazo) o incluso en un nuevo pedido (ciclo de ventas a corto plazo).

 

¿Resultado?

> Sus representantes se sentirán menos estresados.

> En su proceso productivo solo entraran oportunidades adecuadamente captadas.

> Su previsión de ventas será más preciso

> Se torna más clara la diferencia entre oportunidades que pueden ser importantes y las que no lo son.

> Su organización será mucho más efectiva

Adicionalmente, podrá llevar un control sobre la tasa de conversión de clientes potenciales a oportunidades de negocio y así ayudar al departamento de marketing con una mejor estimación del número de nuevos clientes que deben captar.

 

Aplique procesos de venta múltiples

 

Suelo contarle a la gente que si decidiese recomendar al jefe de producción de Toyota que deberían fabricar los Toyota Yaris, Prius y Landcruiser en la misma línea de producción, me tomaría por loco y me echaría a patadas por la puerta

 

¿Por qué?

Porque necesitan tres líneas de producción (procesos) completamente diferentes para producir tres modelos de coche diferentes.

Pero cuando uno se acerca a la mayoría de departamentos de ventas de todo el mundo uno se da cuenta de que lo que están haciendo es eso exactamente, es decir, intentar producir tres modelos de coche diferentes en la misma línea de producción.

¡No es de extrañar que los representantes de ventas no vean el valor de ese proceso!

Usualmente, el resultado obtenido es un proceso sin sentido con los siguientes pasos: 1. Reunión acordada, 2. Enviar presupuesto, 3. Acuerdo verbal, 4. Contrato firmado. Es decir no se pone esfuerzo por entender qué se ha hecho y qué no con cada una de las oportunidades de negocio.

Ese proceso tampoco es de mucha ayuda para los representantes de ventas en vistas a saber en qué centrar sus esfuerzos, tanto en los negocios en su conjunto como en cada paso por separado.

El resultado: Los representantes de ventas hacen lo que quieren y usted como empresario nunca conseguirá mayores resultados que los que consiga el representante de ventas por sí mismo.

 

¿Solución?

Debe implementar diferentes procesos de ventas en función del tipo de cliente con el que está tratando, el producto que trata de vender y algunas veces el lugar geográfico en el que opera.

Solo entonces conseguirá determinar el proceso de ventas que más se adecúa al caso en concreto, y así conseguir un mayor apoyo. Como director, podrá vislumbrar más nítidamente qué es lo que se ha hecho y lo que no, lo cual al final da como resultado una mayor precisión en las previsiones de ventas.

 

Deje de considerar las ventas como un proceso divido en fases o etapas.

 

Por lo tanto, usted ya ha separado a sus clientes potenciales de la línea de producción, es decir utiliza múltiples procesos, ¿eso es todo? NO.

Ahora procederemos con la última parte. (Recomendada únicamente para aquellas compañías que trabajen con ciclos de ventas complejos).

Volvamos a la factoría de automóviles. Al fabricar coches en una línea de producción, debe hacer las cosas en un orden preestablecido y además cuenta con un 100% de control sobre el proceso productivo. ¡En las ventas esto no ocurre!

¡En el proceso de ventas nos encontramos con un cliente con un proceso de compra determinado al que nos tenemos que adaptar!

Si trabajamos con etapas preestablecidas será difícil adaptar la realidad del día a día al proceso productivo, especialmente cuánto más lejos nos movamos en dicho proceso.

 

¿El resultado? Depende de cada representante de ventas, en la mayoría de ocasiones sus emociones serán las que decidirán en qué etapa o fase del proceso productivo introducir un potencial cliente.

Esto le afecta a usted como director de ventas que necesita tiempo para atender reuniones de seguimiento e incluso limpiar la línea de producción, antes de elaborar el informe de rendimiento mensual.

 

¿La solución? Deje de ver las ventas como un proceso basado en etapas o fases y comience a verlo como un conjunto de actividades o logros que deben ser cumplidos para cerrar un trato. Actividades de las que sus representantes de ventas pueden ocuparse cuándo se correspondan con la realidad, con ellos y con el cliente.

 

¿El resultado? Muchas cosas se tornarán más claras y sencillas

> El representante de ventas se volverá más ágil

> El proceso productivo marcha al mismo ritmo que la realidad

> Sus previsiones de ventas serán mucho más precisas

> Le será más fácil entender qué es lo que se ha conseguido hacer y lo que no en cada oportunidad de negocio.

 

¿Cómo logra el director de ventas establecer objetivos claros y precisos?

 

Esto puede parecer un poco difícil ¿no? ¿Cómo podemos asegurar que un objetivo es el adecuado? ¡No es fácil pero es posible!

El mantra a repetir en este caso es, que necesita conocer el presente y el pasado si quiere predecir el futuro. Los directores de ventas modernas conocen estos indicadores de rendimiento de la A a la Z. El director de ventas modernas tiene una visión clara de todo el espectro  de ventas.

 

Para empezar: el director de ventas modernas conoce la importancia de una efectiva generación de clientes potenciales.

 

  • ¿Qué posibilidades de desarrollo proporcionan la mayoría de clientes potenciales, el Marketing, La página web, la Captación en redes sociales, las Llamadas telefónicas, captación por correo electrónico etc.?
  • ¿Cuáles son los parámetros para considerar a un cliente potencial como una oportunidad de negocio?
  • ¿Con cuántos clientes potenciales se reúnen de media los representantes de ventas para encontrar una oportunidad de negocio?
  • ¿Cuál es la tasa de conversión de clientes potenciales a oportunidades de negocio o pedidos?
  • ¿Qué fuentes de clientes potenciales proporcionan más oportunidades de negocio, pedidos y ventas cerradas?

 

 

En segundo lugar: El director de ventas modernas conoce los indicadores de rendimiento del espectro de ventas (Por semana/ mes/ cuatrimestre y anual):

 

  • ¿Cuántas oportunidades de negocio debe incorporar cada representante legal antes de una fecha concreta, para alcanzar el objetivo de ventas del periodo?
  • ¿Qué número de ventas importantes consigue cerrar cada representante de ventas?
  • ¿Cuánto tiempo lleva cerrar una venta?
  • ¿Cuántas reuniones necesitan para cerrar una venta?
  • ¿Cuánto consiguen vender a lo largo del periodo?
  • ¿Qué margen se lleva el representante de ventas por venta cerrada?
  • ¿Cuál es el beneficio acumulado por venta cerrada y línea de producción?
  • ¿Qué pasos pueden descartarse o qué paso se olvida dar cuando no consigue cerrar una venta?

 

En tercer lugar: El director de ventas modernas tiene una visión clara de quién hace qué en el espectro de ventas:

 

  • ¿Quién es el encargado de captar clientes potenciales? ¿El encargado de la página web?
  • ¿Quién se ocupa de darle el visto bueno a un cliente potencial? ¿Los representantes de ventas?
  • ¿Quién está a cargo de cerrar las ventas? ¿Los representantes de ventas?
  • ¿Quién está a cargo de mantener satisfechos a los clientes existentes? ¿El equipo de atención al cliente?

 

 

Ahora ya cuenta con una visión clara de los indicadores de rendimiento que merecen la pena monitorear. Asimismo, ha aprendido a planificar sus ventas, desde el departamento de marketing hasta la atención al cliente.

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Este conocimiento le permitirá establecer objetivos factibles dado que puede extrapolar los números de los próximos 12 meses en función del conocimiento acumulado de los últimos 12 meses.

Digamos que usted desea duplicar sus beneficios para el próximo año, con este tipo de auditoria sabrá exactamente cuántos clientes potenciales necesitará, su origen (páginas web, llamadas telefónicas), etc…

¿Cuántos de ellos deberían dejar de ser clientes potenciales para ser clientes seguros, o para ser oportunidades de negocio?, y entonces ¿cuántas oportunidades de negocio debe incorporar a la línea de producción y cuántos debe cerrar para alcanzar su objetivo?

Esto también hace mucho más sencillo recruiting new colleagues on sales, marketing, support, delivery, production planificar la contratación de más empleados en ventas, marketing, atención al cliente, pedidos, producción etc., para así poder crecer como empresa de acuerdo al plan establecido.

 

Por supuesto el análisis del rendimiento logrado en sus últimos 12 meses no puede tener en cuenta cambios futuros en la economía, guerras o desastres naturales que puedan afectar a su negocio.

Es decir, el tipo de cosas que debe incorporar como factores de riesgo en lo más alto de los números extrapolados referentes al rendimiento anterior de su equipo.

El director de ventas modernas conoce esas números para cada representante de ventas, departamento y para la compañía entera.

El director conoce estos números y consigue previsiones precisas usando una combinación de tecnología digital y experiencia personal.

La tecnología digital y las soluciones integradas, ayudan al director a recopilar la información que necesita, establecer un seguimiento de los flujos de información y prever lo que necesitará para lograr los objetivos (para cada individuo, departamento y la compañía en conjunto)

 

El director de ventas utiliza la tecnología y su experiencia personal para crear unas previsiones de ventas precisas

 

Dado que el director de ventas modernas utiliza una combinación de tecnología moderna y experiencia personal, generalmente son capaces de aportar una mayor holgura para cada etapa del espectro de ventas.

Por ejemplo, si un representante de ventas necesita 100 clientes potenciales cada mes para lograr los objetivos de ventas que ha planeado, debería encontrar o conseguir entre 110 y 120 cada mes, para disfrutar de un margen decente de seguridad.

Por fin, deciden cuántos empleados necesitan en cada etapa del proceso y cuándo alcanzar el objetivo de la compañía en conjunto (marketing, DEG, representantes de ventas, éxito al captar clientes, etc…) y contratan al que les hace falta.

 

Este método puede parecer bastante obvio pero la idea que subyace detrás es brillante: usted debe hacer que sus ventas sean predecibles para poder hacer crecer a su empresa.

Y para hacerlo necesita to leave nothing to chance and know your KPIs, cost of sales no dejar nada al azar y conocer sus indicadores de rendimiento, costes de ventas y previsiones.

 

Utilice una solución integrada para monitorear el progreso de la previsión de ventas

Ahora que usted dispone del conocimiento para conseguir establecer una previsión de ventas precisa, la primera reacción de muchos directores de ventas sería realizar un seguimiento semanal de la misma y manualmente, introducir la información obtenida de cada equipo en una hoja de excel.

 

¡Menuda pérdida de tiempo!

Instead you should settle an end-to-end solutionI ¡En vez de ello debería establecer una solución integrada!. Es decir, una solución que siga de cerca todos los parámetros por usted, desde los clientes potenciales conseguidos a través de la página web, pasando por las relaciones con los clientes, indicadores de rendimiento, hasta sus ventas cerradas e incluso la facturación.

 

Es realmente importante disponer de una solución que pueda realizar un seguimiento de la etapa en la que se encuentra un cliente o potencial cliente y también de los indicadores de rendimiento. Ese es el único modo de hacerse realmente con el control.

No es suficiente disponer de soluciones digitales separadas para las diferentes etapas del proceso productivo y que no estén integradas en un sistema dinámico y continuo. Una división en forma de compartimentos separados no le dará el control necesario de sus indicadores de rendimiento con la misma efectividad que una solución integrada.

Una solución integrada y completa le hará disponer de más tiempo y le hará más fácil pronosticar sus ventas futuras, además de darle mayor seguridad a la hora de presentar la previsión de ventas en el equipo de administración o incluso en  la junta directiva.

 

Conclusión

 

Esta vez, la conclusión resultante de cómo conseguir una previsión de ventas precisa es bastante corta.

Podemos comprobar claramente que los directores de ventas modernas que hacen una precisa previsión de ventas modernas, conocen sus números y tienen el control total de todos los pasos del espectro de ventas.

Hacen uso de una combinación de tecnología moderna y experiencia personal para marcarse objetivos y planificar modos de alcanzar los objetivos de crecimiento de la compañía.

En resumen, usted necesita tener presente que si desea obtener una previsión de ventas acertada y alcanzable, necesita establecer un plan realista basado en los datos obtenidos de los rendimientos anteriores de su equipo.

También debe resultarle fácil realizar el seguimiento del progreso para evitar tener que pasar la mayor parte del tiempo en tareas administrativas. Labores de administración que provocan, a pesar de todos los esfuerzos, previsiones imprecisas debido a la falta de información necesaria.

¿Qué beneficio se obtiene de todo ello? Ahora podrá concentrarse en lo que realmente importa: coaching, ayudar a sus compañeros de equipo a alcanzar sus objetivos y optimizar su empresa para lograr los objetivos de crecimiento.

 

 

Logre alcanzar sus sueños,

 

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Andreas Lalangas

CEO & founder of Salesbox

 

 

 

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