kk

Salesbox moderna konsultbolaget

Hur ni blir det digitala och moderna konsultbolaget

Salesbox moderna konsultbolaget

Många konsultbolag upplever högtryck men vittnar samtidigt att det är svårt att arbeta effektivt med ramavtalsavrop och rekrytering. Många inser att saker ramlar mellan stolarna och att det påverkar bolagets förmåga att både växa och leverera snabba svar.

För många består vardagen i att hoppa mellan flera olika verktyg samt att det är administrativt tungt att hålla kollegorna uppdaterade. Det gäller allt från försäljning till leverans och fakturering.

Många konsultbolag hjälper sina kunder med att digitalisera olika typer av arbetsflöden.

Paradoxalt nog, när man skrapar på ytan och tittar hur konsultbolagen själva bedriver sin verksamhet är den ofta en väldigt manuell och administrativt tung process. Två av dessa processer är hanteringen av avropsförfrågningar på ramavtal och faktureringsprocessen.

Detta är speciellt intressant eftersom en majoritet av den Svenska IT-konsultbranschens omsättning (en bra bit över 50%) kommer från offentlig verksamhet som är extremt fokuserad på ramavtal och avropsförfrågningar.

Utanför offentlig verksamhet står de Svenska storbolagen för en hel del av konsultinköpen och dessa företag arbetar också med ramavtal och avropsförfrågningar.

Detta gör att majoriteten försäljningen som äger rum på svenska konsultbolag är en väldigt administrativ process som handlar om att para ihop rätt ledig resurs med rätt uppdrag.

Att effektivisera denna process kan få stor betydelse för ett konsultbolags lönsamhet och tillväxt.

Att digitalisera dessa processer kan bidra kraftigt till den interna effektiviteten hos konsultbolagen själva.

Det räcker dock inte med att bara ha digitala verktyg, de måste också sitta ihop i sömlösa flöden som går över avdelningsgränserna.

 

Vanligt arbetsflöde kring avropsförfrågningar

Även om det för närvarande råder högtryck i konsultbranschen finns det många konkurrenter och det gäller att ligga steget före.

Som konsultbolag känner ni säkert igen er i bilden att er säljavdelning arbetar hårt för att hantera så många av avropsförfrågningarna som möjligt. Med begränsad tillgång till lediga resurser gäller det att ha struktur och välja rätt.

Förfrågningarna kommer nästan uteslutande via e-posten och det blir ofta det viktigaste verktyget. Vissa sparar ner sina förfrågningar på en fil-server för att få någon struktur att arbeta från.

Om ni arbetar i team kanske ni samlas regelbundet för att gå igenom vilka förfrågningar som kommit in och vilka ni ska svara på, dessa kanske då läggs in i ett CRM?

Dessa avropsförfrågningar kommer ibland dagligen och det handlar ofta om att så snabbt som möjligt kunna para ihop rätt ledig resurs med uppdraget. Detta är ofta en rent administrativ process och handlar inte så mycket om offensivt sälj. Därför bör denna process slimmad och göras så effektiv som möjligt.

 

Vanligt flöde för fakturering av konsultuppdrag

Ett annat arbetsflöde berör faktureringen av de uppdrag som bedrivs.

Även denna process är av administrativ karaktär. Den korrekta informationen finns i ekonomisystemet och inte i systemet som används för hanteringen av avropsförfrågningar och sälj.

Eftersom administrationen är för omfattande för att hålla säljstödet uppdaterat med vad som exakt fakturerats blir det ofta svårt att få den exakta bilden hur bolaget faktiskt går i säljstödet.

Detta leder till att ekonomisystemet blir det viktigaste verktyget för att hantera kunderna, vilket det inte var avsett för från början.

Även detta leder till att säljarna och affärsansvarig behöver gräva i flera system för att få en rättvis bild och ofta slutar det med att man enas kring olika hemsnickrade Excel-filer.

 

Vanliga verktyg för att stödja konsultbolaget

Om vi tar en titt på vilka verktyg som används genom ovanstående arbetsflöden blir det till slut flera olika stycken. Här är några vanliga

E-post

Telefon (samtal/sms)

Kalender

Dokument

CRM-system

Fakturerings/ekonomisystem

 

Vanliga problem

Mellan dessa verktyg finns ofta inga sömlöst digitala flöden utan det är manuell överföring som gäller, oms et sker överhuvudtaget. Det leder till

  • Saker som faller mellan stolarna. (Detta är mer förekommande ju högre tryck det är)
  • Ineffektivt arbete, mycket tid går förlorad på manuell administration
  • En inbyggd tröghet och långsamt beteende, vilket gör att konkurrenterna eventuellt kan ligga steget före
  • Dålig eller obefintlig statistik över hur många procent av avropen man vinner på de olika ramavtalen
  • Dålig inblick mellan sälj och leverans, kan inte effektivt stödja varandra

Om ni vill effektivisera de ovan beskrivna processerna och maximera tiden på annat bör ni ta klivet in i det digitala.

Ni kan vara säkra på att om inte ni gör det är det någon konkurrent som gör det. Frågan är bara vem som vågar vara kvar sist på perrongen?

Det är därför dags att tänka nytt!

 

Hur kan vi bli det digitala och moderna konsultbolaget?

Om ambitionen är att vara det moderna konsultbolaget bör målet vara att bli avsevärt effektivare och ge er själva chansen att ligga förekonkurrenterna samt leverera ännu snabbare och träffsäkra avropssvar.

För att lyckas bli det moderna konsultbolaget behöver ni knyta ihop de olika delarna av ert arbetsflöde (sälj, leverans, och gärna ekonomi) till ett gemensamt och sömlöst digitalt flöde. Där kan alla hålla koll på vad som hänt, händer och kommer hända i realtid.

Inkommande avropsförfrågningar på e-post bör snabbt (gärna från mobilen) kunna distribueras vidare in i ett bakomliggande system där de kan samlas upp för vidare hantering i grupp, av säljaren själv eller en kollega.

Om man har bra tillgänglighet på sina resurser är det bara att gå vidare och delegera en uppgift till en leveranskollega som snabbt kan ta fram rätt resurs och avropsförfrågan kan flyttas fram och bli en affärsmöjlighet.

Om det är färre lediga resurser bör kanske arbetet med att svara vara föremål för en diskussion.

Det blir väldigt effektivt och enkelt om de inkommande förfrågningarna via e-post finns inlagt i ett system.

Då kan de antingen markeras som ej svar eller gå vidare som affärsmöjligheter i form av ett inskickat avropssvar.

 

Digitala prislistor och ramavtalsanpassade processer

Det vanliga när man arbetar med ramavtal är att…

> Priserna ligger i ett ramavtalsdokument på en filserver

Alla arbetar med samma process, oavsett ramavtal eller försäljning utanför ramavtalet

 

Detta leder till…

– Processer som inte ger något stöd

– Onödigt administrativt arbete med att hitta rätt priser

– Dålig insikt i framgångsfaktorerna för att vinna affärer på respektive ramavtal

 

När man väl har bestämt vad som ska svaras på och affärsmöjligheten ska skapas bör affären drivas vidare i en process som är anpassad för det aktuella ramavtalet som avropsförfrågan kom från.

 

Det moderna konsultbolaget automatiserar fakturaprocessen

När det pratas om att automatisera faktureringen från säljstöd till ekonomi börjar de flesta konsultbolag börja berätta att det inte fungerar på ett konsultföretag.

Detta eftersom värdet på affären när den stängs endast är en uppskattning och att det faktiska utfallet beror på hur många timmar som levererades.

Detta är helt korrekt!

Detta leder dock till att säljavdelningens primära systemstöd inte innehåller rätt siffror.

Med en digital helhetslösning där säljstöd och ekonomisystem sitter ihop skapas inte bara fakturorna automatiskt, de digitala flödena säkerställer även att säljstödet uppdateras automatiskt när fakturabeloppet fastställs.

Detta leder till att även ekonomiprocessen kan automatiseras och att prognoserna för försäljning, periodiserad omsättning och faktiskt utfall kan automatgenereras utan manuell handpåläggning.

Vidare slipper även ekonomi lägga in nya kunder när dessa kommer in, det sköts automatiskt eftersom ett digitalt flöde mellan sälj och ekonomi även synkroniserar företags- och kontaktdata.

Även ramavtalspriserna kan synkas från sälj till ekonomi så ekonomi slipper sitta och bokföra dessa manuellt.

 

Rekrytering och HR i det moderna konsultbolaget

Ett av de största bekymren för konsultbolag är tillförseln på nya kollegor. Den framtida tillväxten är helt avhängig bolagets förmåga att rekrytera nya kollegor. Även denna process bör därför ske så effektivt som möjligt.

Med bra statistik på förfrågningarna blir det enklare för HR att se vilka behov som finns på marknaden.

För att läsa med om hur HR och rekryteringsansvariga kan nyttja en modern digital lösning, läs denna artikel: Det moderna rekryteringsbolaget.

 

Vilken effekt ger digitaliseringen i verkligheten?

Om ni, som det moderna konsultbolaget, inför en helhetslösning för att knyta ihop de viktiga arbetsflödena kring er avropshantering, fakturering/ekonomi och även rekrytering digitalt får ni flera effekter ganska snabbt.

 

I ett sådant flöde…

> minimeras risken för att saker ramlar mellan stolarna

> mångdubblas effektiviteten

> ökar kontrollen på statistik och ni kan fatta snabbare och bättre beslut

> ökar samarbetet mellan sälj och leverans

> höjs servicenivån mot kund

 

I en sådan lösning arbetar…

– Kundansvariga med sälj-/avropsprocesser och kundrelationer

– Leveranschefer med att stödja sälj i att snabbt hitta rätt kandidat

– Rekryterare med research, bygga kandidat-databas och rekryteringsprocessen

– Ekonomi med att uppdatera automat-genererade fakturor innan fakturering

 

Vilka system behöver primärt knytas ihop?

I en digital helhetslösning för det modern konsultbolaget bör följande system/plattformar knytas ihop. Dessa behöver samtidigt kopplas till en modern sälj/processplattform där processerna sköts i huvudplattformen.

> E-post och telefonsamtal

> E-postautomation

> Dokumentlagring

> Ekonomisystemet

> LinkedIn för import av leads, befintliga kunder, kandidater att rekrytera

Ovanstående flöden bör även kunna hanteras både från datorer och telefoner. I det moderna konsultbolaget tillåts inte ens geografiska plats när avropsförfrågan kommer bli en flaskhals.

 

Är det inte väldigt dyrt och tidskrävande att digitalisera?

Som tur är har teknikutvecklingen gått framåt och det behöver inte bli speciellt dyrt eller tidskrävande. Allt kan faktiskt skaffas till en fast kostnad, utan risk.

Det är också förvånansvärt billigt och snabbt, framförallt om det ställs i förhållande till den effekt som uppnås av att bli det moderna konsultbolaget.

Allt självklart beroende på vilken plattform som väljs för att knyta ihop de olika delarna med varandra.

Vi på Salesbox har en modern plattform som knyter ihop samtliga delar ni behöver för att bli effektiva och skalbara i både er avropshantering och er rekrytering.

Salesbox sitter ihop med eposten, telefonen, Mailchimp, LinkedIn, ekonomisystem, dvs allt ni behöver, direkt “Out-of-the-box”.

Om ni vill veta mer om hur ni kan få samma effekt som andra konsultbolag vi hjälpt, ta kontakt så bokar vi in ett samtal.

 

Andreas LAlangas Blog image

 

Andreas Lalangas

VD & Grundare av Salesbox

 

 

Läs mer om hur Salesbox Basic kan skapa effektivitet om ni är ett team på 1-4 personer.

Salesbox basic

Läs mer om Salesbox om ni behöver mer avancerade paket eller om ni är ett större team.

Salesbox advanced


Sorry, the comment form is closed at this time.