kk

104707061-RTX3FYCV.1910x1000

Hur du blir en modern VD

Salesbox - the modern CEO

Många VD:ar känner sig klämda mellan krav från styrelsen och verkligheten på kontoret.

De har ofta krav på att växa bolaget och arbetar hårt för att nå målen, men fastnar ibland i saker som inte ger företaget den nödvändiga tillväxten.

Tillväxt kräver fokus och att VD spenderar tid på de strategiskt viktiga områden som krävs för att växa företaget. Synkronisera och linjera ledningsgruppen är en sådan viktigt sak men ofta inte den enda.

Som många andra VD:ar kanske du känner att du ha lite tid tillgänglig för det strategiska arbetet med att växa bolaget.

 

Många VD:ar spenderar sin tid på kontroll och inte tillväxt

Många VD:ar fastnar i rutin-aktiviteter, de spenderar otaliga timmar på administration och kontrollaktiviteter som:

> Fylla i Excel-filer med siffror, storlek och frekvens på säljprognoser/omsättningsprognoser varje månad, kvartal och år.

> Försöker räkna ut snittmarginalen och företagets månadssiffror

> Fråga kollegor om deras rapport varje vecka/månad/kvartal

 

Mycket tid spenderas på att förse styrelsen med rapporter. Dessa rapporter tar ofta inte bara upp mycket tid för VD att producera utan även en hel del andra personer inom företaget.

 

Varför? 

 

För att en VD behöver kontroll! En VD vill veta vad som händer inom företaget. Självklart är det förståeligt varför VD:n gör detta.

Som VD är man trots allt ytterst ansvarig och om företaget upplever motgångar är det ytterst VD:ns ansvar att se till att dessa hanteras och blir lösta.

Men detta fokus på manuell kontroll tenderar att skapa negativa sidoeffekter och en negativ atmosfär.

Det är så att VD är ansvarig för att företaget når de mål styrelsen satt upp. I många fall betyder det skapa tillväxt.

Om tillväxt är målet är en viktig nyckel att ha engagerade kollegor.

Olyckligtvis skapar dock för mycket fokus på manuell kontroll både rädsla och stress i företaget. I vissa typer av organisationer kan det leda till att kollegorna utvecklar ett barnsligt beteende som tar sig uttryck i:

  • Brist på initiativ
  • Brist på självförtroende
  • En tendens att enbart följa order, även om det är fel direktiv
  • och slutligen ointresse som leder till att de slutar.

Det behöver nog inte sägas rakt ut att det i slutändan kan vara väldigt skadligt för företaget. Det bästa som händer är att det bara blir svårt att skapa tillväxt.

 

Tillväxt och lönsamhet kommer från engagemang

Det finns många studier och rapporter på ämnet lönsamhet. En väldigt viktig del som dessa rapporter pekar ut som en nyckelingrediens är vikten av att ha engagerade kollegor.

Företag med en hög grad av engagerade kollegor levererar generellt sett mycket bättre lönsamhet och växer snabbare än företag med mindre engagerade kollegor (majoriteten av kollegorna är enbart nöjda, de gör sitt jobb men inte mer).

Företag med färre engagerade kollegor än snittet (för många ofokuserade kollegor, de gör knappt vad som förväntas) har generellt sett en minskad omsättning och lönsamhet och i det långa loppet riskerar de att gå i konkurs.

Därför är det en nyckelfråga för en modern VD att få upp antalet engagerade kollegor så högt som möjligt!

 

Hur en modern VD ökar engagemanget

Det är välkänt att vi endast har förmågan att fatta ett visst antal beslut per dag.

Detta är inte humbug eller trams! MTI presenterade nyligen en rapport där de bevisat att varje beslut som tas kostar en viss mängd energi. Eftersom energin vi har är begränsad innebär det att vi måste spendera energin på saker som betyder något.

En modern VD säkerställer att hjärnan är fri att fokusera på de saker som skapar tillväxt snarare än att lägga merparten av energin på kontroll och rapportering.

En sådan sak är att få upp antalet engagerade kollegor.

För att skaffa sig fler engagerad kollegor finns de fyra saker (enligt mig) som sticker ut och som en VD verkligen borde lägga mycket energi på

 

1. En stark vision och mission

Att ha en stark vision för företaget är verkligen kritiskt. I dagens hårda konkurrens där många anställda byter arbetsgivare för att få några tusen mer i månaden är en stark vision som att ha en själ.

Utan själen kan man bara konkurrera med villkor och det är ett lopp som man i princip alltid förlorar. Anställda som enbart kommer för att de får några kronor mer kommer aldrig att engagera sig lika mycket som en person som arbetar för något större.

Visionen förklarar vad drömmen med ert företag är.

Många satsar på en bra företagskultur, men det räcker inte. Kulturen kan lätt ändras om fel människor försvinner, en bra vision består oavsett vilka som är ombord.

Som VD måste man säkerställa att det är klart och tydligt och att alla förstår VARFÖR företaget finns, för vem existerar företaget, VAD är det ni gör och HUR gör ni detta. Om inte kollegorna förstår detta blir det svårt för företaget att växa på ett lönsamt sätt, eftersom alla har sin egen uppfattning om vad som ska åstadkommas.

För att göra detta används ofta två verktyg, ofta i kombination, Visionen och Missionen.

Visionen ger företaget riktning. Det är framtiden  för företaget, vilket ger syftet. Visionen handlar om vad företaget vill bli. Det är ambitionen.

Å andra sidan, missionen beskriver vad företaget gör, vad är kärnan i verksamheten. Missionen fokuserar på nuet och företagets dagliga mål.

Dessa ska inte blandas ihop med målen. EN vision gör det också tydligare för alla kollegor varför de ska komma till kontoret varje dag, förutom för att få betalt.

Om företaget saknar en vision, är det en VD:s ansvar att gå tillbaka till styrelsen och ytterst ägarna av företaget och säkerställa att en vision tas fram. Om det inte är möjligt, blir det svårt att få en hög andel engagerade kollegor.

Det är förstås möjligt att få upp andelen engagerade kollegor trots avsaknaden av en stark vision. Detta är dock endast inom vissa branscher där tex pengar är den solklart starkaste drivkraften hos den enskilde individen.

I de fallen finns engagemanget, men det är inte för företaget, det är för individens egen situation. I vissa fall linjerar det med företagets drivkraft och ger därför i slutändan en väldigt lönsam verksamhet även om företaget saknar en stark vision.

 

2. Stark och tydlig företagskultur

När en fotbollsspelare kommer till ett nytt lag tar de på sig en ny lagtröja. I de flesta fall betyder det att det finns en uppsättning regler för hur man som spelare ska bete sig.

Det är samma sak för företag. När en ny kollega kommer ombord ska det vara tydligt hur de förväntas bete sig. Detta säkerställs av företagskulturen och kärnvärderingarna i företaget. Dessa är väldigt viktiga för att linjera hur alla kollegor beter sig, både extern och internt.

Företagskulturen och kärnvärdena blir banden som knyter ihop kollegorna och fungerar som riktlinjer för hur de bästa besluten tas. Det är därför de är så viktiga. Dessa ska även spegla vad Visionen är och vad som är viktigt för att nå företagets mål.

Endast företag med en stark kultur kan överleva i det långa loppet i vår konkurrensutsatta globala värld.

Därför är det viktigt att både kulturen och värderingarna är både tydliga och förklaras väl, inte bara en gång utan frekvent under dagen, veckan, månade etc. Ge aldrig upp och låt inte fel beteenden få fotfäste.

En tydlig kultur räcker dock inte för att skapa lönsam tillväxt om inte lönsamhet är en del av kulturen. Det finns gott om exempel på företag som har en “bra” kultur men som aldrig lyckas nå skalbar lönsamhet. Tyvärr är detta ett vanligt fenomen inom tech start-ups, många har en skön “feel good” kultur men bolaget lyckas aldrig nå lönsamhet trots många många år på marknaden och miljontals användare. Det kan i många fall härledas bakåt till kulturen, lönsamhet har i många av dessa fall inte varit en del av kulturen.

 

3. Tydliga, nåbara, mål

Återigen, det har genomförts många studier angående vad som skapar motivation och engagemang. Tydliga och nåbara mål är sådana saker.

Om dessa saknas skapas otydlighet och en osäker miljö. Utan tydliga mål blir det även svårt för individen att förstå om de presterar bra eller inte. Det blir som att spela en fotbollsmatch med motståndarmålet borttaget.

Oklara situationer där det inte är möjligt att veta om jag gör ett bra jobb eller inte tenderar att sänka engagemanget och även i många fall sänka tempot i organisationen. Om det inte är tydligt vad jag behöver göra och nå, varför bry sig?

Oklara  eller orealistiska mål är också en vanlig källa till stress och förtvivlan bland kollegor. Däremot, tydliga mål bryter ned er Mission i faktiska, dagliga mål som driver ert företag framåt.

 

För att sätta tydliga mål rekommenderar vi att använda akronymen SMART:

 

 

S – specifika, signifikanta, stretchande

M – mätbara, meningsfulla, motiverande

A – accepterade, Action-orienterade, nåbara

R – realistiska, relevanta, resultat-orienterade

T – tidsbestämda

 

Exempel: En säljavdelning med otydliga eller orealistiska mål tenderar att inte öka säljer, kanske t.o.m. sälja mindre och bidrar definitivt inte till att växa företaget.

 

 

4. Tydliga förväntningar och processer

Att veta vad som ska göras och hur det ska göras är också väldigt viktigt. Processer, struktur, ansvarsområden etc. måste vara tydliga för alla som är involverade.

Om dessa saker inte är tydliga tenderar individerna att bli ineffektiva, kunder får vänta på att få service och företaget hamnar i en situation där resultatet är starkt beroende av den enskilda individens engagemang.

I dessa situationer blir företaget aldrig bättre än den enskilda individen.

A tjänst ska upplevas på i princip samma sätt oavsett vem från företaget som levererar tjänsten.

 

En modern VD både uppmärksammar detta och fokuserar på dessa fyra områden. Det kräver dock tid. En modern VD prioriterar därför att spendera tid på dessa områden.

 

En modern VD spenderar tid på det som ger resultat

Ett gammalt ordspråk lyder: Du måste GE för att FÅ. Låt oss översätta detta uttryck till ett sammanhang för en modern VD. Där VD:n GER tid där det betyder något för att  resultat. Det är faktiskt så enkelt.

Så, vi kan konstatera att vi faktiskt har begränsat med tid tillgängligt. (Även om vissa av oss gärna hade sett att dygnet hade fler timmar.) Vi har även begränsat med energi att spendera och begränsat antal beslut vi kan fatta under en dag. Detta betyder att vi måste göra medvetna val vad vi spendera dessa begränsade resurser på.

Vi rekommenderar en modern VD att spendera sin tid enligt följande:

 

Stödja övriga ledare (20%)

Ge dina ledare det stöd de behöver för att bli framgångsrika inom sina respektive områden. Om de inte får de förutsättningar och det som krävs för att bli framgångsrika, kommer de med stor sannolikhet inte bli det.

 

Rekrytering (30%) (endast upp till 100-150 anställda)

En modern VD är med och säkerställer att alla nya kollegor som tas ombord linjerar med både kulturen och värderingarna som gäller på företaget. Att få ombord personer som inte linjerar är väldigt dyrt och riskerar även företagets framtid. Därför är detta en väldigt viktig punkt, som tyvärr ofta förbises.

 

Kunder (30%)

En modern VD spenderar tid med de viktiga kunderna. Varje viktig kund bör få ett besök/samtal från VD:n minst en gång per år. Detta ger VD:n direkta insikter i kundernas upplevelse av att ha företaget som leverantör.

Detta är också viktigt för att företaget inte ska förlora sitt kundfokus. Det sänder väldigt tydliga signaler genom den egna organisationen att kunderna är det viktigaste företaget har. Utan kunder, ingen verksamhet, så enkelt är det.

Det finns gott om exempel där företaget sätter de anställda före kunderna, det är inte en bra strategi ur ett långsiktigt perspektiv.

Det kan fungera i det korta perspektivet när samhällsekonomin går starkt, men inte i det långa loppet. Då måste ordningen vara

– Kunden

– Företaget

– Den anställde

 

Kultur och värderingar (10%)

Vara den den största ambassadören för kulturen och kärnvärderingarna. En modern VD leder genom gott exempel för att säkerställa att alla andra också följer kulturen och värderingarna. Detta är något en VD mer “lever” än spenderar aktiv/explicit tid på.

Den aktiva tiden bör spenders på att säkerställa att ledningsgruppen är linjerad kring kulturen och värderingarna under veckomötena, enskilda dialoger etc. så alla kollegor konstant blir påminda om kulturen och värderingarna.

Att löpande bocka av beslut, ageranden etc. om de följer kulturen och värderingarna är ett enkelt och bra sätt. Där individen får motivera hur den tycker att dens agerande linjerar med kultur och värderingar. Detta gäller på alla nivåer i företaget.

De som av olika skäl inte klarar av att leva enligt kulturen bör inte vara en del av företaget.

 

Strategi (10%)

En modern VD säkerställer ihop med övriga ledare i företaget att företaget  har en stark strategi för tillväxt.

Detta i form av företaget har för tiden relevanta produkter/tjänster, sälj- och marknads-stratgeier och att löpande analysera trenderna i omvärlden som kan påverka bolaget på kort och lång sikt.

 

En modern VD är digital

Behovet av att kontrollera företaget och ha en tydlig förståelse för vad som händer och vem som gör vad finns fortfarande kvar och kommer alltid finnas där.

För att lyckas prioritera de punkter som vi gått igenom hittills krävs det tid. Tid som kanske inte finns tillgänglig. Tid som idag spenderas på administration, uppföljning och kontroll. Att prioritera de genomgångna punkterna handlar inte om att göra avkall på kontrollen. Dock kan det löpande arbetat inom vissa områden kraftigt effektiviseras.

Detta är tid som kan frigöras genom digitalisering.

Skillnaden idag jämfört med för 10 år sedan är införandet av digitala och automatiserade IT-lösningar. Dessa lösningar är 100 gånger snabbare, lättare och mer pricksäkra än människor.

De flesta avdelningar på ett företag har redan dedikerade digitala verktyg implementerade:

> En säljplattform för säljavdelningen

> Ett ekonomisystem för finans/ekonomi-avdelningen

> En marknadsföringsplattform för marknadsavdelningen

> Verktyg för leveransavdelningarna

 

För ofta blir dessa verktyg dock silos som i många fall försvårar eller saktar ner kommunikationen mellan avdelningar. Detta skapar situationer där avdelningarna har minimal insikt i vad kollegorna på grannavdelningen gör på samma kund.

En modern VD fokuserar därför på att skapa sömlöst, digitala, arbetsflöden som sträcker sig över avdelningsgränserna för att:

> Öka insikten i vad kollegorna gör på samma kund

> Öka effektiviteten

> Öka kundservicen

> Minska tiden på kontroll

> Skaffa bättre kontroll

> Frigöra tid för viktiga saker som kultur, stödja kollegor etc

 

För att uppnå dessa effekter behöver lösningarna som implementeras vara integrerade, gärna med s.k. plug & play, dvs det krävs inga konsultprojekt för att komma igång. Den typen av konsult-krävande lösningar skapar inte en agil och snabbfotad organisation.

Förändringen i samhället går fort och en lösning som tar lång tid att få på plats tenderar att aldrig bli lika relevant som de som går snabbt att få på plats. När ett företag utsätts för fäändringar är det ofta svårt att hitta generella svar på hur problemen ska lösas och då är det ofta bättre att testa sig fram, eftersom det inte finns några svar. Att i en sådan miljö bygga in sig i dyra och tidskrävande IT-lösningar kommer öka risken för att företaget tappar snabbhet och kontroll.

 

En digital lösning behöver vara en ax-till-limpa lösning som knyter ihop de viktiga noderna i företaget: Sälj, Marknad, Ekonomi, Leverans och som accelererar er verksamhet.

Genom den typen av digital lösning uppnås två positiva effekter.

Till att börja med kommer den interna kommunikationen förbättras och därför bli effektivare. Föreställ dig samarbetet mellan två avdelningar…

  • Marknadsavdelningen kommer generera leads som linjerar med säljavdelningens förväntningar och kan i realtid se vilka som konverterats till orders.
  • Ekonomiavdelningen kan få automatiskt skapade fakturor med rätt orderrader, kundinfo, vem som stängt affären etc.

…och många fler relevanta samarbeten.

För det andra, en modern VD, har en tydlig insikt i situationen tack vare  bättre prognoser och kontroll. Detta sparar mycket tid och energi som kan läggas på det som räknas : d.v.s. att växa företaget.

Slutligen, en modern VD fokuserar på att linjera allt, värderingarna, kulturen, visionen, missionen, målen och förväntningarna/arbetssätten. En modern VD vill säkerställa att hela företaget känner till riktningen och strategin för företaget och känner som en aktiv del av detta.

 

Andreas LAlangas Blog image

 

Andreas Lalangas

VD & grundare @ Salesbox

 

 

Läs mer om hur Salesbox Basic kan skapa effektivitet om ni är ett team på 1-4 personer.

Salesbox basic

Läs mer om Salesbox om ni behöver mer avancerade paket eller om ni är ett större team.

Salesbox advanced


Sorry, the comment form is closed at this time.