kk

Salesbox best practices

Fokus vid implementering av nya B2B-programvaror

Salesbox best practices

 

För att driva ett modernt datadrivet företag krävs en modern kundplattform, säljplattform eller CRM. Tiden när excel-ark och inkorgen dög som verktyg har passerats för länge sedan. De som inte inser det kommer onekligen få se sig förbisprungna av konkurrenterna de närmaste åren. Det är väldigt få branscher om ens någon som kommer klara sig undan digitaliseringen och ett datadrivet arbetssätt.

Denna artikel beskriver några lärdomar att tänka på när ni implementerar en ny lösning för att göra er marknadsföring, prospektering, försäljning, leverans och fakturering, dvs arbete med kunder effektivare.

 

Generella tankar

Historiskt och även i nutid fokuserar för många företag på den tekniska delen när de inför nya system och alldeles för lite på verksamhetssidan.

För att generalisera: Om fokus har/är till 80% på teknik och 20% på verksamheten, behöver det ändras till det omvända.

Varför ?

De flesta problem som är kopplade till ett införande av ett nytt system är verksamhetsrelaterade.

Det har historiskt varit naturligt eftersom IT-lösningar har hanterats som just IT-lösningar och inte verksamhetslösningar.

När produkten inklusive konfigureringar etc. har levererats, har arbetet betraktats som klart.

Nuförtiden utsätts dock verksamheten för en enorm förändring och takten i förändringen ökar bara för varje år. Detta kräver att verksamheten är agile och anpassningsbar.

Vi kan därför inte sätta ett fixerat arbetssätt som kommer gälla för flera år framåt, i många fall behöver arbetssättet justeras varje år.

Det finns gott om historiska exempel där de tekniska kraven fått styra för mycket vilket resulterat i långa ledtider och en trögrörlig IT-infrastruktur som gör att resultatet är gammalt innan det ens levererats.

Därför måste teknikdelen av en implementering vara så standardiserad och snabb som möjligt. Standardiserade lösningar löser även relativt stora företags behov idag, allt beror på om man tittar för mycket på en detalj eller ser helheten som ska lösas.

Man får inte glömma bort att huvudskälet till att införa en ny lösning är att göra verksamheten effektivare. Om inte det kravet möts, finns det ingen poäng med att slösa tid och pengar på en implementering.

 

Nya lösningar betyder fokus på nya rutiner

Jag har tyvärr sett det hända allt för ofta. Företaget har bestämt sig för att ta in en ny lösning MEN lösningen ska i mångt och mycket fungera som den gamla lösningen som ersätts.

Hur kommer det sig ? och vad blir resultatet?

Vi människor gillar egentligen inte förändring på grund av att förändring betyder ansträngning och fokus.

Det är oftast skönast att fortsätta göra saker enligt de rutiner som gällt tidigare. Det blir lite av en autopilot. Allt som stör autopiloten kan ifrågasättas av en mängd olika skäl, vissa logiska andra irrationella och känslomässiga.

Poängen med all återkoppling på varför en förändring inte är bra härrör från det faktum att vissa individer inte vill störa sin autopilot.

Däremot, om förändringen kommer förbättra läget är det värt att gå igenom förändringen!

Så långt, allt väl, de flesta företag som bestämt sig för att byta lösning har passerat denna punkt.

Nästa del missas tyvärr ofta. Det faktum att nya lösningar ofta betyder nya rutiner och sätt att göra saker på, men också mer effektivt.

Då är det viktigt att inte bara kopiera gamla rutiner och data rakt in i den nya lösningen.

Min erfarenhet är att de flesta företags CRM-system inte är speciellt välskötta och därför innehåller väldigt mycket irrelevant data.

När ni byter till en ny lösning kan det definitivt vara värt att städa data och inte ta med er allt brus över till det nya.

Det är även en bra tidpunkt att se över arbetssätten och ifrågasätta om de arbetssätt som varit norm tidigare faktiskt är de mest optimala och effektiva.

Det kan vara så att den gamla lösningen skapade omedvetna begränsningar för hur effektivt ni kunde arbeta. Det är farligt att hamna i ett tänk som “Det har alltid fungerat så här”.

Det är lätt hänt att tro att det faktiskt inte går att arbeta på andra smartare sätt.

 

Den tekniska implementeringen – Fokus på det som är viktigt

Som jag skrev i början, fokuset bör inte ligga på tekniken. Fokus måste vara att skaffa en lösning som inte kräver någon programmering eller komplex konfiguration för att komma igång.

Programmering kan krävas men det är i princip endast Storbolag som har den typen av behov som kräver programmering. Då rör det sig också ofta om integrationer till gamla legacy-system.

Här följer några generella rekommendationer för att snabbt ta sig förbi teknikfasen i er utvärdering av ny leverantör/programvara.

> Välj en molnbaserad programvara, håll er långt borta från allt om stavas installation eller på egna servrar

> Välj en lösning ger er 100% tillgång till lösningen från mobilen. Mobilitet är inte innovativt, det är ett basalt krav att kunna använda hela systemet från en mobil. Inom kort kommer ni även behöva kunna interagera med ert system via rösten. Säkra att leverantören ni pratar med har en strategi för mobilitet och röststyrning.

> Säkerställ att de viktigaste integrationerna finns på plats, plug & play, nu eller att de kommer framöver.

> Säkerställ att mjukvaran kan sättas upp på några få timmar (eller minuter), inte inom dagar eller veckor.

> Säkerställ att det är tydligt vad som är inkluderat i avgiften. Ingår support, utbildning kom-igång-hjälp, import av data etc.

> Säkerställ att ni får tillgång till support inom ramen för priset ni fått.

 

Ytterligare frågor ni kan ställa för att säkerställa att produkten är framtidssäkrad är:

–  Vilka funktioner ingår i produktutvecklingen de närmaste 12-24 månaderna? Detta ger er en tydlig signal om vart produktleverantören är på väg och om den strategin är något som kommer gynna er strategi eller inte.

– Hur ofta släpper leverantören nya uppdateringar av sin produkt.

 

Detta ger er en indikation på hur bra produkten är i nuvarande skick men även hur den kommer följa eller t.o.m. leda utvecklingen inom sitt område de närmaste åren.

Ni behöver säkra att ert beslut är så framtidssäkert som möjligt.

Historiskt, när det kom nya uppdateringar en gång per år av en produkt, var det viktigare att titta på den nuvarande funktionaliteten och inte framtiden.

 

I en modern molnbaserad lösning släpps det dock nya produktuppdateringar så ofta som var 2:a – 4:e vecka.

 

I en sådan miljö är det nästan viktigare att titta på vilken riktning din potentiella leverantör har och inte enbart vad som finns tillgängligt just nu. Riktningen talar om om du kan arbeta med denna lösning i många år framåt eller inte.

Du vill inte få in en stagnerad lösning med ett bäst före datum som passerades för flera år sedan, och enbart välja en produkt för att det är ett relativt känt varumärke som många andra använder. Det kanske faktiskt är så att många är på väg att lämna den gamla produkten för att den just är det, dvs gammal.

Dagens förändringstakt är så hög att riktningen din potentiella leverantör har är t.o.m. avgörande för er egen framtid. Du vill inte fastna med en leverantör som gör att ni tappar tempo och förlorar fler affärer till era konkurrenter.

 

Välj de bästa komponenterna, inte en produkt som löser allt

Vi har sett det förr, så många gånger. EN leverantör som försöker erbjuda funktioner för allt, för alla och allt du kan tänkas behöva. Microsoft, Oracle etc. är bra exempel på sådana leverantörer.

Resultat? Leverantören blir faktiskt inte speciellt bra och spetsig på något.

Varför blev appar så populära? För de är dödligt fokuserade på göra en sak fvaäldigt bra ör en specifik målgrupp.

Att ta fram en riktigt bra produkt handlar inte bara om storleken på leverantören, det handlar om fokus, domänkunskap och prioriteringar.

Om du gör en sak istället för många ökar du sannolikheten att du gör den saken väldigt bra. Din framtida leverantör av CRM/Kundplattform bör därför inte försöka även bli bästa marketing automation verktyg eller ekonomisystem.

Den bästa leverantören fokuserar självklart på att knyta ihop de olika delarna av er verksamhet som arbetar med kunder, i en lösning. Den lösningen kan och bör dock bestå av flera olika leverantörers plattformar, av två skäl.

> Ni ökar chansen att ni får det bäst lämpade verktyget för varje avdelnings behov

> Ni minskar risken eftersom ni inte lägger all er digitala verksamhet i händerna på en leverantör

 

När ni väljer lösning, försök välj den bästa lösningen som passar respektive avdelnings behov bäst.

Försök inte hitta en lösning som täcker alla era behov för spårning av besökare på webben, e-postautomation, lead-kvalificering, försäljning, fakturering etc.

Den leverantör som erbjuder er en lösning för allt detta, kommer sannolikt inte erbjuda er de bästa komponenterna per avdelning.

Enligt vår filosofi är en modern digitaliserings-strategi baserad på flera olika produkter som sitter ihop.

Välj det bästa verktygen för e-postautomation, följa besökare på webben, kvalificera leads och arbeta med försäljning, bästa ERP etc. Då får du en skräddarsydd lösning som passar era behov.

Alla leverantörer investerar i produktutveckling och om inte leverantören är en global gigant är det svårt att slå de nischade aktörerna.

Även för en global gigant är det svårt att leverera bättre produkter för ett specifikt område eftersom fokus och domänkunskap är extremt viktiga faktorer vid produktutveckling av affärs-relaterade mjukvaror för en specifik målgrupper.

 

Sist men inte minst – Behåll ert fokus på verksamheten

Som jag skrev i början bör fokus vid implementering av ny affärsprogramvara ligga på förändrade rutiner och inte på tekniken.

Syftet med en implementering av en ny digital lösning är att bli bättre, effektivare, snabbare etc.

Precis som för alla andra förändringar i livet med syfte att bli bättre kräver det övning och repetition. Det finns inga genvägar och det finns inga enkla sätt att förbättra sig.

Tyvärr har många en uppfattning att maskinerna kan göra allt för oss, inklusive skjuta in nya beteenden, kunskap och rutiner i kroppen, utan att vi ska behöva anstränga oss.

I verkligheten fungerar det inte så. Vi måste lägga manken till för att förbättra oss och lära oss nya rutiner.

Vissa individer fastnar på en platå i livet, andra utmanar sig själva och flyttar upp till en ny platå regelbundet.

När vi tvingas förändra rutiner eller ta till oss ny kunskap i livet går vi alltid igenom samma fyra mentala steg

> Omedvetet okunnig

> Medvetet okunnig

> Medvetet kunnig

> Omedvetet kunnig

 

Vi går igenom dessa fyra steg även när vi blir utsatta för nya rutiner sm ett resultat av att företaget infört ett nytt IT-stöd.

Därför, när det kommer till att få med alla kollegor i den nya programvaran är det viktigt att alla i gruppen förstår

  • Varför genomförs förändringen
  • Vilka fördelar och nyttor kommer de få när de lär sig bemästra den nya lösningen
  • Hur kommer detta förbättra deras arbetssituation

 

Det är väldigt viktigt att alla i gruppen är medvetna och tar ansvar för den ansträngning som krävs för att komma igenom förändringen på andra sidan (omedvetet kunnig).

Detta är varför ni måste lägga merparten av er tid och energi på verksamhetssidan under implementeringen av ett ny programvara och inte tekniken.

Det är även viktigt att inte försöka bemästra allt från start, utan snarare se det som en process över tid, kanske några månader.

Det tar normalt 20-30 dagar av repetition och träning för att en ny rutin ska komma på plats.

Därför är det rekommenderat att inte börja med alla delar från start. Försök gruppera de olika delarna och rulla ut funktionerna månad för månad tills alla relevanta funktioner i er nya mjukvara har rullats ut.

Teknik är till för att göra dig och din grupp bättre och mer effektiva. För att nå den punkten behöver ni sannolikt gå igenom en beteende/rutinförändring och den kräver tid och kraft.

Kom ihåg att bakom all framgång till ett högt fokus på det som är viktigt.

 

Andreas LAlangas Blog image

 

Andreas Lalangas

VD & Grundare Salesbox

 

 

Läs mer om hur Salesbox Basic kan skapa effektivitet om ni är ett team på 1-4 personer.

Salesbox basic

Läs mer om Salesbox om ni behöver mer avancerade paket eller om ni är ett större team.

Salesbox advanced


Sorry, the comment form is closed at this time.