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Ventas B2B – Por qué debe dominar su coste asociado a ventas para llegar a ser eficiente y escalable.

B2B sales - cost of sales is crucial for scalable sales | Salesbox

 

Muchos modelos de negocio nuevos como los proveedores de servicios de comercio electrónico (eCommerce) o los proveedores de servicios de Software (Saas), que dependen de las ventas de sus servicios, nunca podrían llegar a escalar y crecer si no tuvieran control absoluto del coste asociado a captar un nuevo cliente y qué tiempo lleva recuperar ese dinero.

Sin embargo, si echa un vistazo rápido a las ventas B2B más tradicionales, que dependen de departamentos de ventas tradicionales, el conocimiento sobre el coste asociado a la captación de un nuevo cliente o asociado a la celebración de un nuevo contrato es extremadamente bajo. Eso afecta al potencial de la compañía para hacer crecer a la empresa y escalar las ventas B2B.

 

Por qué el coste asociado a las ventas B2B es un importante indicador del rendimiento.

Independientemente de lo que usted venda, proporcione, construya etc. Si quiere más de lo mismo debe aplicarlo de una forma sistematizada. Eso incluye procedimientos, checkpoints de calidad, indicadores de rendimiento etc.

Si va a hacer más entregas de un producto o servicio específico necesita tener control sobre lo que cuesta producir y entregar ese producto o servicio específico. De otra forma será imposible llegar a entender qué se necesita para aumentar la producción.

Lo mismo hay que decir de las ventas. Si quiere doblar, triplicar o incluso aumentar por diez sus ventas, necesita saber cuánto le costaría de media encontrar a un nuevo cliente, en distintos puntos geográficos, industrias etc.

También necesita saber cuánto tiempo le llevará recuperar ese dinero. Si resulta ser demasiado tiempo probablemente no merezca la pena y debería reconsiderar su estrategia y ver si puede hacerse de una manera más eficiente.

Una vez que asuma el control del gasto asociado a sus ventas también podrá extrapolarlo a sus costes, crecimiento, ingresos y beneficios. Desafortunadamente la mayoría de los departamentos de ventas tradicionales no conocen sus cuentas, incluyendo el coste asociado a ventas, costes de adquisición de un nuevo cliente etc. Por lo tanto, muchos departamentos de ventas tradicionales tienen mayor dificultad para responder a la pregunta de qué es necesario para hacer que las ventas evolucionen y experimenten un crecimiento.

Puede verlo de esta manera: Un alto coste de ventas puede ser un indicativo de un equipo ineficiente.

 

Coste habitual asociado a ventas B2B

La mayor parte de las ventas B2B se realizan, a pesar de la presencia cada vez mayor de la tecnología, por humanos y seguirán siendo realizadas en su mayoría por humanos durante mucho tiempo. El modo en que funcionan las ventas B2B, por supuesto experimentará importantes mejoras en la eficiencia debido al aumento del uso de tecnología para asistir a los representantes y directores de ventas, grupos de administración etc., en sus ventas, reuniones de seguimiento, informes, generación de nuevos clientes, colaboración etc.

Aquí tiene algunos costes que la mayoría de las organizaciones de ventas clásicas B2B tienen:

  • Salario básico del representante de ventas
  • Comisiones del representante de ventas
  • Tiempo empleado en viajar (Por supuesto son parte de las operaciones regulares pero podría ser usado para otros asuntos a parte de viajar y por lo tanto es un coste extra)
  • Costes asociados a viajes stricto sensu
  • Herramientas de trabajo como ordenadores, smartphones, facturas telefónicas, coche de empresa, seguro, etc.
  • Training en ventas
  • Material asociado a las ventas
  • Marketing
  • Vacaciones
  • Bajas por enfermedad
  • Bajas por maternidad o paternidad
  • Impuestos en general
  • Apoyo de otros compañeros (Preventas)
  • Salario del director de Ventas
  • Espacio de oficinas
  • Precios ajustados
  • Otros costes necesarios para mantener motivado al personal.

Todo lo anterior se reduce a un coste específico por representante de ventas que debe ser arrancado de los presupuestos, todos los meses, simplemente para poder cerrar los tratos. Estos costes no tienes en cuenta otros gastos o beneficios de la empresa.

 

Cómo calcular el coste de ventas B2B

Para calcular el coste por representante de ventas, sume todos los costes de ventas y marketing y divídalos entre el número de representantes de ventas en el equipo.

Otros parámetros que forman parte del coste asociado a ventas, que merecen la pena ser identificados son:

Tasa de conversión entre clientes potenciales y nuevos contratos, Ratio del número de nichos de negocio creados y el número de clientes potenciales para crearlos, cuánto tiempo de media le lleva a un representante de ventas lograr sus objetivos, número de llamadas telefónicas y reuniones deben realizar para alcanzar dichos objetivos.

 

Cómo calcular el coste de adquisición de nuevos clientes y el periodo de tiempo necesario para recuperar dicho coste.

Cuando usted conoce el coste por representante de Ventas, necesitará hallar algunas cifras y datos adicionales para poder calcular sus costes por adquisición de un cliente nuevo y el periodo de tiempo necesario para recuperarlos. Esto incluye:

  • La media del tamaño del contrato ( De hecho, el tamaño medio del contrato es un valor más adecuado ya que descarta cualquier anomalía)
  • Coste por la producción y entrega de productos
  • Número de tratos cerrados mensualmente por representante de ventas ( Si usted realiza negocios por semana, cuatrimestre o año páselos a valores mensuales)

 

Ejemplo – Contratos basados en tarifas de suscripción

Ejemplo de valores de indicadores de rendimiento – Contratos de suscripción
Coste mensual por representante de ventas (X) Cuota media de suscripción mensual – Costes de producción y desarrollo (Y) Número de contratos al mes (Z) Periodo necesario para recuperar la inversión Coste por adquisición de un nuevo cliente
75000 300 25 10 3000
Periodo de tiempo necesario para recuperar la inversión = X / (Y x Z). En el ejemplo son necesarios 10 meses para recuperar el coste de ventas.
Coste por adquisición de un nuevo cliente = X / Z. En el ejemplo existe un coste de 3000 para captar un nuevo cliente y cubrir el coste de ventas.

 

Ejemplos – Contratos de servicios ( asignación de consultores)

Ejemplo de valores de indicadores de rendimiento – Contratos con consultores
Coste mensual por representante de ventas (X) Media del tamaño del contrato – Media de costes por consultor (Y) Número de contratos por mes (Z) Periodo de tiempo necesario para recuperar la inversión Coste por adquisición de un nuevo cliente
75000 7500 2 5 37500
Periodo de tiempo necesario para recuperar la inversión = X / (Y x Z). En nuestro ejemplo la asignación de un consultor debe durar un mínimo de 5 meses para recuperar la inversión del coste de ventas.
Coste por adquisición de un nuevo cliente = X / Z. en el ejemplo son necesarios 37500 Uds. para adquirir un nuevo cliente y cubrir el coste de ventas.

 

Ejemplos – Contratos de dinero por adelantado (revendedores)

Ejemplos de valores de indicadores de rendimiento – Contratos de dinero por adelantado
Coste mensual por representante de ventas (X) Media del tamaño del contrato – (producto + costes de entrega) (Y) Número de contratos por mes (Z) Periodo de tiempo necesario para recuperar la inversión Coste por adquisición de un nuevo Cliente
75000 4000 18 1,0 4167
Periodo de tiempo para recuperar la inversión = X / (Y x Z). En nuestro ejemplo, el coste de ventas es cubierto por los pelos ya que el periodo de tiempo necesario para recuperar la inversión es exactamente 1,0.
Coste por adquisición de un nuevo cliente = X / Z. en el ejemplo, cuesta 4167 fidelizar un nuevo cliente, para poder cubrir el coste de ventas.

 

Cómo escalar sus ventas B2B y reducir el coste asociado a ventas

Dado que la tecnología se mueve a pasos agigantados, existen multitud de maneras de incrementar su eficiencia, reducir el coste de ventas B2B y por lo tanto de mejorar el periodo de tiempo necesario para recuperar la inversión y el coste por adquisición de un nuevo cliente.

 

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Haga uso de la telefonía IP o video llamadas en las ventas B2B, en vez de las reuniones tradicionales.

Toda vía es frecuente entre muchos de los departamentos de ventas B2B afirmar que las relaciones con el cliente es lo más importante para llegar a cerrar tratos. Por lo tanto, lo que quieren es reunirse con cada uno de los clientes fijos o potenciales para asegurarlos y cerrar tratos.

A pesar de que las relaciones con el cliente son importantes, existen maneras mucho más eficientes de reunirse con clientes antiguos y nuevos en las primeras fases de negociación.

La calidad de las herramientas para realizar video chat, La expansión de la banda ancha y las redes 4G han mejorado en gran medida durante los últimos años. Algunas herramientas para ventas proporcionan telefonía IP que le permitirá almacenar información sobre sus llamadas. Esto abre las puertas a nuevas formas de interactuar con sus clientes, incluso cuando están próximos físicamente a usted.

Si se para a pensar un segundo, la mayoría de la gente no quiere estar mucho tiempo en reuniones innecesarias, pasillos de oficina, estudiando la eficiencia de las ventas etc.

Es muy recomendable realizar videoconferencias de conversión de clientes potenciales, antes de conocer al cliente en persona en fases posteriores del proceso de ventas.

En muchos casos es posible cerrar el trato e cuestión sin ni siquiera utilizar otro método que la vídeollamada.

El número de clientes que están dispuestos a celebrar reuniones por videoconferencia se ha incrementado enormemente en los últimos 2 – 3 años.

 

Si realiza videoconferencias en lugar de reuniones físicas, usted habrá:

  • Cortado de raíz el tiempo gastado en el viaje de ida y vuelta
  • Reducido los gasto de viaje
  • Reducido el tiempo empleado en reuniones (las videoconferencias por lo general van más directas al grano y por lo tanto son más cortas. Lo más común son unos 30 minutos en lugar de la hora necesaria para las reuniones físicas.
  • Simplificado la tarea de organizarse sus días de trabajo
  • Incrementado la zona geográfica en la que opera.

 

Todos estos factores combinados incrementan de manera dramática la eficiencia del proceso de ventas. En lugar de reunirse una o dos veces al día, un representante de ventas puede fácilmente reunirse entre cuatro y seis veces al día. Si extrapola esto a:

  • Semana: 20 – 30 reuniones en lugar de 5 – 10
  • Mes: 80 – 120 reuniones en vez de 20 – 40
  • Año: 880 – 1320 reuniones en vez de 220 – 440

 

Independientemente del producto o servicio que usted venda y de las habilidades personales del representante de ventas, la realización de reuniones por videoconferencia mejorará el número de contratos cerrados si lo comparamos con  tener que ir a las oficinas de su cliente para atender reuniones.

 

 

Use soluciones integradas para dar apoyo a sus ventas B2B

Si analizase el tiempo empleado en tareas administrativas relacionadas con las ventas B2B se sorprendería.

Gran parte del tiempo se emplea en la captación de clientes, incorporar información a los CRM, resumir los resultados de campañas de captación por correo electrónico, discusiones internas durante reuniones de seguimiento. Todo esto solo para averiguar cuál es su posición en unas ventas específicas etc.

Muchas personas siguen desperdiciando muchas horas llamando a las centralitas de las empresas fijándose en listas de teléfono compradas o búsquedas de bases de datos.

Probablemente también esté perdiendo muchos clientes potenciales ya que no convierte a los visitantes de su página web en clientes potenciales.

Asimismo, es común desperdiciar tiempo en la facturación y la elaboración de informes sobre los objetivos logrados durante la semana, el mes etc. Los informes mensuales que seguramente se elaboren a mano tras una larga ristra de discusiones y reuniones de seguimiento internas, también suponen una carga pesada.

 

 

De lo anteriormente expuesto se deduce que para incrementar su eficiencia, debería considerar hacerse con una solución integrada para dar apoyo a sus departamentos de ventas y marketing mediante sistemas completamente digitales. Sistemas digitales que incorporarán información y tomarán decisiones adecuadas como:

 

Una solución de tales dimensiones también debería hacer posible:

 

 

Una solución completamente integrada y digitalizada que le ayuda, automáticamente, a dar los pasos adecuados hacia adelante y mantiene a su equipo actualizado en tiempo real, tiene el potencial de incrementar la eficiencia de sus ventas B2B hasta un 80-90%.

 

 

Conclusión

Ser capaz de escalar y hacer crecer su negocio es algo esencial para llegar a conocer todas las cifras importantes, de no ser así, sería difícil hacer planes de futuro y conocer la capacidad de su organización.

Al trabajar con herramientas modernas e inteligentes verá mejorar dramáticamente sus ventas. También hará posible escalar sus ventas B2B de manera exponencial sin que tenga que contratar a un solo representante de ventas. El coste por adquisición de un nuevo cliente y el periodo de tiempo necesario para recuperar la inversión por contrato también experimentará un incremento importante al implementar este pequeño número de herramientas modernas.

Implementar herramientas de trabajo modernas y una manera digitalizada de trabajo le hará más sencillo planificar y tomar el control de los valores de los indicadores de rendimiento, dado que son recopilados, en gran proporción, de manera automática y no requieren de ayuda manual por parte de los humanos.

 

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Andreas Lalangas

CEO y Fundador de Salesbox, con más de 15 años de experiencia en Ventas.

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