Hur man strukturerar en importfil

yvärr tillämpar många programvaror inga formatregler vilket gör det möjligt att lägga till vilken typ av dataformat som helst i vilket datafält som helst. Detsamma gäller för Excel-ark. Korrekt data och dataformat är dock viktigt för att du ska kunna få ut det maximala värdet av ett CRM och arbeta effektivt. 

Detta är särskilt viktigt om du vill använda ditt CRM för att logga din kommunikation som t ex samtal och skickade/mottagna mejl. Att minska antalet dubbletter i ett CRM är också viktigt.

Salesbox CRM kontrollerar därför både företag och kontakter i samband med en filimport för att minimera antalet dubbletter i systemet. Det kan dock alltid finnas situationer när du får enstaka dubbletter efter att du importerat en fil. Salesbox tillämpar även formatregler för e-post och telefonnummer så att du kan använda systemet senare för att logga din kommunikation.

Därför är det viktigt att gå igenom din fil och se till att den inte innehåller någon duplicerad information eller bryter mot de import- och formatregler som tillhandahålls av Salesbox.

Den här artikeln beskriver Salesbox CRM: s duplikatregler, formatregler och hur du kan säkra att du har rätt data i din fil.

Vi rekommenderar även att läsa den här artikeln tillsammans med steg 1 under kom-igång-instruktionerna för .CSV-importfunktionen eller motsvarande instruktionsvideo.

Formatregler

För att din import ska blir så bra som möjligt behöver du följa dessa formatregler:

  • Filformatet måste vara .CSV (om du importerar data med specialtecken från icke-engelska alfabet som t ex nordiska språk, tyska, spanska etc. måste du se till att din .CSV-fil är av typen UTF8 för att undvika att få symboler istället för landsspecifika tecken som Å, Ä, Ö)
  • Telefonnummer får bara innehålla siffror, bindestreck och ett plustecken
  • E-post måste vara skrivna som en riktig e-postadress
  • Datum måste vara skrivna med formaten ÅÅÅÅ-MM-DD or ÅÅÅÅ/MM/DD
  • Om du har lagt till egna datafält behöver innehållet i filen följa reglerna du satt upp för det enskilda datafältet. 
    • Exempel 1: Ett eget textfält med maximalt antal tecken satt till 20, då får inte texten I filen vara längre än 20 tecken
    • Exempel 2: Ett eget nummerfält som har antalet heltal satt till 3 och antalet decimaler till noll (0), får bara innehålla heltal upp till siffran 100
    • Exempel 3: Innehåll som importeras till egna rullistor, radioknappar eller hash taggar måste stavas identiskt I filen med hur de stavas i dessa datafält i systemet.

Importregler

  • Importfilen får maximalt innehålla 2 000 rader.
  • För att koppla ihop en kontakt med ett företag behöver företagsdata och kontaktdatat finnas på samma rad i filen.
  • Om fler kontakter än en ska importeras till samma företag , kopiera företagsdatat till samtliga rader för de kontakter som ska kopplas till företaget.
  • Förnamn och efternamn för kontakter behöver separeras i två kolumner. (Eftersom Salesbox CRM stödjer personliga massmejl via Office 365 eller Google)
  • Endast en kolumn i filen kan mappers till ett datafält i systemet. Om du behöver lägga till samma värde på både företaget och kontakten kan du behöva lägga till en kolumn för varje objekt i filen, även om det är samma innehåll.
  • Om systemet identifierar några dåliga format i enskilda celler i filen kommer systemet hoppa över dessa rader under importen
  • Kontakten ärver typ och adress från företaget så det räcker att mappa dessa kolumner till företaget för att det ska importeras till både företaget och kontakten

Duplikatregler

Salesbox CRM söker efter dubbletter för både företag och kontakter. Om ett duplicerat objekt identifieras kommer det befintliga objektet i Salesbox CRM att berikas med ytterligare information från importfilen.

Dessa är de dubblettregler som gäller i Salesbox CRM:

Regler för företag

  • Om ett Org. nr. i filen redan finns i systemet kommer det befintliga företaget att berikas
  • Om en Företagsmejl i filen redan finns i systemet kommer det befintliga företaget att berikas
  • Om ett Företagsnamn ihop med ett telefonnummer i filen redan finns i systemet kommer det befintliga företaget att berikas
  • Om ett Företagsnamn ihop med stad och adress i filen redan finns i systemet kommer det befintliga företaget att berikas
  • Om ett Företagsnamn utan Org. Nr., mejl, telefon och address i filen redan finns i systemet utan Org. Nr., mejl, telefon och address kommer det befintliga företaget att berikas

Exempel på när duplicerade förtag kan uppstå:

  • Om ett företagsnamn i filen redan finns men Org. nr. är olika
  • Om ett företagsnamn i filen redan finns men mejl är olika
  • Om ett företagsnamn i filen redan finns men Org. nr. Och mejl är olika
  • Om ett företagsnamn utan ett Org. nr. finns i filen och samma företagsnamn finns med Org. nr. i systemet
  • Om ett företagsnamn utan mejl finns i filen och samma företagsnamn finns med mejl i systemet

Regler för kontakter

Kontakter med ett kopplat företag

  1. Om en kontakt-mejl i filen redan finns i systemet berikas den befintliga kontakten i systemet
  2. Om ett kontaktnamn ihop med ett företagsnamn i filen redan finns som kombination i systemet berikas den befintliga kontakten i systemet

Kontakter utan ett kopplat företag

  1. Om en kontaktnamnet i filen redan finns i systemet och inte har ett företag kopplat till sig, berikas den befintliga kontakten i systemet
  2. Om en kontaktnamnet ihop med ett telefonnummer i filen redan finns med samma kombination i systemet och inte har ett företag kopplat till sig, berikas den befintliga kontakten i systemet
  3. Om en kontaktnamnet ihop med stad i filen redan finns med samma kombination i systemet och inte har ett företag kopplat till sig, berikas den befintliga kontakten i systemet
  4. Om en kontaktnamnet ihop med stad och adress i filen redan finns med samma kombination i systemet och inte har ett företag kopplat till sig, berikas den befintliga kontakten i systemet

Exempel på när duplicerade kontakter kan uppstå:

  • Om ett kontaktnamn i filen redan finns men mejl är olika
  • Om ett kontaktnamn i filen redan finns men det kopplade företagsnamnet är olika och ingen mejl finns på kontakten
  • Om ett kontaktnamn i filen redan finns men det kopplade företagsnamnet och mejlen är olika på kontakten
  • Om ett kontaktnamn utan mejl finns i filen och samma kontaktnamn finns med mejl i systemet

Tips: För att minimera risken för dubbletter rekommenderar vi att du anger Org. nr. eller e-post på företag och e-post och telefonnummer på kontakter

Info 1: En import kan inte flytta en kontakt från ett företag till ett annat eller lägga till ett företag till en befintlig kontakt utan ett kopplat företag. Om du har denna situation rekommenderar vi att du tar bort de kontakter du vill lägga till ett företag till från systemet och sedan importerar dessa igen tillsammans med rätt företagsinformationen.

Info 2: Dubblettreglerna tillämpas även av Salesbox CRM när man lägger till ett företag eller en kontakt manuellt i systemet, via LinkedIn, från WordPress, från Fortnox etc. I vissa fall som t ex LinkedIn finns inget Org. nr. eller mejl tillgänglig och då är det viktigt att kontaktnamnet och företagsnamnet stavas exakt likadant i Salesbox som på LinkedIn för att kunna berika redan befintliga objekt med mer info från LinkedIn.

Hur kan jag enkelt säkra att min fil har korrekt data?

  1. Arbeta med mindre filer på några hundra rader och inte filer med tusentals rader eftersom det är mer hanterbart. Att inte kunna kontrollera sin fil och importera dåliga format flyttar bara problemet från filen till systemet.
  2. Sortera kolumnen med förnamn och säkerställ att ingen kontakt saknar förnamn
  3. Sortera kolumnen med efternamn och säkerställ att ingen kontakt saknar efternamn
  4. Sortera kolumnen med företagsnamn och säkerställ att inte exakt samma namn förekommer fler än en gång
  5. Sortera kolumnen med telefonnummer och säkerställ att inget telefonnummer förekommer fler än en gång
  6. Sortera kolumnen med telefonnummer och säkerställ att cellerna inte innehåller andra tecken än siffror, – eller +
  7. Sortera kolumnen med mejl och säkerställ att inget mejl förekommer fler än en gång
  8. Sortera kolumnen med mejl och säkerställ att cellerna innehåller korrekta mejlformat
  9. Sortera kolumner med textfält och säkerställ att cellerna inte innehåller fler tecken än dina egna datafält tillå