Hur ni skaffar en fokuserad och pricksäker pipeline

Det är inte raketforskning att förstå att om du vill nå ett visst mål eller förverkliga en dröm måste du fokusera. Man kan dock fundera på hur de flesta människor beter sig, vad de fokuserar på och hur det påverkar deras resa till målet och framförallt deras chanser att nå målet / drömmen.

Här är en kort berättelse om hur vi tillsammans med ett antal kunder förändrade hela sättet att använda pipeline och vilka positiva effekter det hade på deras team och deras fokus.

Salesbox CRM

Get a Complete CRM for less than your morning coffee – €2.90

Vad är fokus

Låt oss först definiera konceptet fokus: När en individ är fokuserad på “något”, är de uppmärksamma på det “något”. Man kan göra en analogi med dina ögon. När dina ögon är fokuserade har de gjort nödvändiga justeringar för att du tydligt ska se vad du lägger blicken på.

Vi vet också att det som hamnar utanför ögats fokus blir suddigt, vi uppfattar sakerna utanför vår fokuserade blick men de är inte tydliga. Det är detsamma när vi vill fokusera på olika uppgifter eller handlingar, vi måste ägna dem den uppmärksamhet som krävs för att maximera resultatet av varje enskild åtgärd.

Hur når vi våra mål / drömmar

När vi sätter upp mål som betyder något i livet delar vi vanligtvis in dessa mål i separata milstolpar som måste passeras, vi kan kalla dem händelser.

Detta är det vanliga sättet att göra det både överblickbart och möjligt att nå målet. Att nå mål är i grunden bara en uppsättning händelser som inträffar efter varandra.

Hur beter vi oss vanligtvis då …

Om det är en dröm, är det tyvärr många som fastnar i att bara drömma om slutfasen, dvs. när hur skulle det vara om drömmen har förverkligats, det är i sig bra, men det kommer inte ta dig närmare drömmen eller målet.

Det är genomförandet av händelserna på vägen för att nå drömmen som faktiskt tar dig dit. I många andra delar av livet som i sport eller i vissa antika filosofier (stoicism) är behovet av att fokusera på nästa avgörande för att nå målet.

I fotboll kan du inte bara tänka på säsongens sista match, den där du kan vinna cupen, du måste hela tiden fokusera på nästa match, nästa halvlek eller till och med nästa kvart, och alltid göra ditt bästa där och då. Det är det beteendet som ökar chanserna att faktiskt nå målet eller drömmen, inte att enbart drömma och fokusera på det sista steget.

Detta tar inte bort behovet av att ibland lyfta blicken och se den större helheten, den är sannolikt den som driver dig framåt och till och med får dig att gå den extra metern i nästa evenemang / steg.

Förändra grundsynen på syftet med pipeline

Så när det gäller att stänga affärer och särskilt att arbeta med affärer i en pipeline, skulle det vara annorlunda? Jag skulle säga, nej, det är exakt samma filosofi som gäller här.

Vad är en affär om inte en serie händelser som måste genomföras för att komma till slutmålet, dvs. underteckna avtalet med kunden. Baserat på detta är det då inte konstigt att alla CRM: er, de flesta ledningsgrupper och de flesta säljare alltid fokuserar på det sista steget, dvs. avslutsdatumet? Varför är det så?

Vi tror det i grund och botten härrör från ett prognos- och kontrollbehov och det har påverkat hur de flesta CRM och försäljningsavdelningar fungerar.

Fokus ligger nästan alltid på avslut och prognoser istället för nästa steg. Detta är en av de största anledningarna till varför många säljare tycker, ​​med alla rätt, att CRM bara är ett kontroll- och rapporteringsverktyg för ledningen och inte ett verktyg för dem själva.

Det är detta rapporteringsfokus som gör CRM uppfattas som en plats du som säljare enbart går för att rapportera av vad du har gjort och inte som en plats du går för att förstå vad du ska fokusera på framåt, dvs. ett arkiv snarare än ett verktyg som hjälper mig att fokusera och göra det tydligt vad jag ska göra framåt och fokusera på härnäst.

Hur kan man då förvänta sig att säljarna ska maximera sina möjligheter och fokusera på att göra sitt bästa i varje steg, om man inte fokuserar på varför, vad och när nästa steg ska tas utan snarare drömmer om stängningsdatum? Om du har 10 punkter för att nå målet bör som sagt fokus ligger på nästa punkt och inte på punkt 10, förrän du är befinner dig vid punkt 9.

För att få ut maximalt av varje affär behöver därför grundsynen på vad en pipeline är till för också ändras. En pipeline ska ur säljarnas perspektiv vara den enda platsen de ska behöva gå till för att se vad de ska fokusera på framåt. För ledningen ska det vara platsen man får en överblick på hur man ligger till. Att en modern pipeline uppfyller bägge målgruppers behov är en förutsättning för att bägge parter ska få nytta av en pipeline.

Förändrad pipeline i verkligheten

För ungefär ett år sedan (sommaren 2019) pratade vi med några kunder oberoende av varandra och de hade alla samma problem. Problemet var att de flesta deras säljare konstant hade affärer med gamla avslutsdatum i sina pipelines.

Kunderna frågade oss om vi hade några idéer om vad som kunde göras för att komma bort från det problemet. De hade provat flera olika strategier som t ex att tjata på säljarna, ge bonus, förklara vikten av rätt avslutsdatum ur företagets perspektiv etc. men ingenting tycktes hjälpa.

Vi tog med oss detta hem till kammaren för att fundera på hur man eventuellt kunde komma bort från detta och kom lite senare tillbaka med en idé som vi ville prova tillsammans med dessa kunder. Tanken var att skapa en situation där

  • pipeline faktiskt gav säljarna ett verkligt värde tillbaka och inte bara ett upplevt värde till ledningen
  • vi skapar en situation som säljarna kan kontrollera till 100%, dvs ta bort beroenden de inte kan påverka såsom externa faktorer eller beslut.

Idéen vi ville prova var att sluta använda avslutsdatumet som datum för kontraktsskrivning/avslut och istället se datumet som datumet för nästa steg på varje specifik affär.

Detta sedan…

  • avslutsdatumet är det sista steget i en serie händelser och vanligtvis många veckor eller månader in i framtiden.
  • Det är väldigt svårt att förutsäga när en affär avslutas, även för de bästa säljarna, eftersom det inte är inom deras kontroll.
  • Eftersom avslutsdatum oftast används ur ett lednings- / prognosperspektiv och inte används i lika stor utsträckning av säljarna (därav många gamla datum ELLER datum framknuffade till den sista i månaden, kvartalet, året etc, dvs datum som enbart skjutits fram för att ledningen ska få ett datum.

När det gäller nästa steg. Det kan vara något som överenskommits med ett prospekt / kund som t ex ett bokat möte, bokat samtal, att säljaren ska skicka något. Även om ingenting finns överenskommet kan säljaren fortfarande, med 100% kontroll, bestämma när de tror att de vill följa upp affären, varför de vill göra det och vad de ska fokusera på under den uppföljningen, dvs. hela tiden maximera fokus på nästa steg.

För att göra pipeline ännu tydligare och än mer relevant rekommenderade vi också att sluta titta på pipeline ur ett år eller ännu värre (ingen tidsperiod alls, dvs alla affärer oavsett tid) och börja titta på pipeline ur ett veckoperspektiv. Risken när man ser alla affärer är att man inte ser skogen för alla träd som står i vägen.

Detta även för företag med 12-24 månaders försäljningscykler, eftersom de affärerna också bara är en serie händelser. Testerna vi gjorde med dessa första kunder var så framgångsrika att vi började rekommendera alla andra kunder vi pratade med att göra detsamma och gissa vad, de fick samma effekt.

Vad blev effekten?

  • Problemet med gamla datum på affärerna försvann eftersom datumet till 100% är baserat på säljarnas input
  • Säljarna kunde tydligt se vad de skulle fokusera på varje vecka och varför (I stället för att se alla affärer kunde de nu begränsa sig och bara fokusera på de affärer som de behöver ta action på den här veckan)
  • Säljare och ledning kunde lättare optimera inför varje steg eftersom dialogerna mellan säljare/ledning blev mer fokuserade på nästa action och inte lika mycket på när affärerna ska går mål.
  • Säljarna blev mindre stressade

Det positiva resultatet av alla dessa tester fick oss på Salesbox att göra detta till en del av standarden i Salesbox CRM.

Ps. För de kunder som fortfarande vill ha ett avslutsdatum lägger de bara till ett anpassat fält som heter avslutsdatum så att de enkelt kan skapa rapporter, även om synen på prognoser också har förändrats för många som har tillämpat filosofin “fokusera på nästa steg”. Prognoser baserade på dålig in-data är inte värda speciellt mycket ändå och eftersom det i många fall rör sig om kvalificerade gissningar har de snarare börjat fokusera på antalet affärer och nästa steg för varje affär för att se till att de har tillräckligt för att nå sina övergripande mål.

När det kommer till prognoser och sannolikheten att en affär ska gå i mål har vi under de senaste fem åren insett att det är för många externa parametrar som påverkar sannolikheten för en affär och att det därför blir väldigt svårt att avgöra sannolikheten. det är även svårt att förutse avslutsdatum som vi berättat eftersom dessa är så starkt beroende av externa parametrar som den interna organisationen aldrig får kontroll över. Ur det perspektivet blir det både lättare och effektivare att lägga merparten av sitt fokus på att hela tiden optimera nästa steg.

Andreas Lalangas – Grundare av Salesbox