kk

photo-1493476523860-a6de6ce1b0c3

Digitalisering kräver tydlig informationsstruktur

informationsstruktur

En bra Informationsstruktur är grunden för bra processer och för en lyckad digitalisering. Det flesta företag strävar hela tiden efter att effektivisera sig och öka produktiviteten. Ett led i det arbetet innebär ofta att digitalisera hela eller delar av sin verksamhet.

Att förlita sig på manuella och analoga rutiner är riskfyllt och kan leda till att företaget halkar efter. Denna artikel handlar om vikten av en bra informationsstruktur och processer när man digitaliserar sin verksamhet.

 

En viktig aspekt i omställningen till en mer digital och automatiserad vardag är även att se över sina viktigaste nyckeltal. Hur mäter man framgång i den digitala världen? 

I den automatiserade vardagen kan man leverera mer med färre individer. Då är tex inte antalet anställda synonymt med framgång längre på samma sätt som förr, eftersom samma resultat kan uppnås av färre individer. 

I den digitala världen är det snarare hur mycket värde man skapar per anställd som är relevant, dvs att mäta resultat/vinst per anställd.

Det är bara en tidsfråga innan trenden skiftar från att det är status med många anställda till hur mycket resultat man levererar per anställd. Det kommer helt enkelt bli fokus på att arbeta smart, process-orienterat och vinstdrivande.

För att lyckas med sin digitalisering behöver man dock ha koll på sina processer. Det kräver i sin tur att man har en bra informationsstruktur i botten.

 

En bra informationsstruktur skapar effektivitet

När man digitaliserar sin verksamhet är det av yttersta vikt att man har rätt digitala verktyg. Dessa ska stödja de processer och arbetssätt som verksamheten utför, gärna så automatiserat som möjligt.

För att lyckas med det krävs det att kollegorna använder verktygen. Många som skaffar nya digitala verktyg vill att de ska vara enkla att använda. 

De blir dock aldrig enklare än vad informationsstrukturen och processen är. En komplex verksamhet kan inte reduceras till ett klick. 

För att lyckas med användningen av sina digitala verktyg krävs det att det finns gedigna och dokumenterade processer, som stödjer verksamheten. 

Det krävs även en gedigen informationsstruktur kring vad som ska finnas dokumenterat kring t ex kunder och varför denna dokumentation krävs.

Man kan inte som chef förvänta sig att kollegorna ska effektivisera sig själva. Utan stöd och instruktioner blir det lätt att man passiviserar sina kollegor istället för att skapa fokus.

Man måste ta sig tid och ge energi till informationsstrukturen och processerna så det blir tydligt vem som gör vad, när det görs samt vad som ska dokumenteras vid olika tidpunkter.

Utan struktur och regler kommer informationen att förbli lika ostrukturerad som den är i den analoga världen. Det fungerar för allmänna sökningar på Google men inte för att dra smarta slutsatser i en affärsdrivande verksamhet. 

Att driva en verksamhet i den digitala världen fungerar helt enkelt inte speciellt bra om man endast får in ostrukturerad information. 

Ett exempel är personers titlar, personer kan kalla sig vad som helst men internt behöver ni mappa de olika titlarna mot en struktur som ger värde för er. Det går helt enkelt inte att gruppera personer på deras egna titlar eftersom den ena inte är den andra lik (ostrukturerade).

Användningen av de digitala verktygen kommer sannolikt även gå ner och kommentarer om att det inte ger något värde, är tidskrävande etc. kommer som ett brev på posten.

Förstår man inte sambandet mellan tydliga instruktioner och enkel användning kommer man förlora mycket energi och pengar på olika systembyten och en frustrerad personal som inte får förutsättningar att leverera på full kapacitet. 

Allt börjar med andra ord med informationsstrukturen och processerna. 

De digitala verktygen ska bara stödja och helst automatisera hela eller stora delar av dessa processer. 

Det är inte förrän det är uppnått som man får en enkel användning och hög användningsgrad på sina digitala verktyg. Vilket i sin tur leder till effektivitet och att man levererar mer med färre.

De flesta personer brukar faktiskt sluta använda saker de inte förstår hur de ska använda, det gäller allt från instruktioner, fjärrkontroller till digitala verktyg.

 

Många kunder och/eller kollegor kräver en bra informationsstruktur

Den som vill kunna se trender över tid behöver också skapa en struktur för detta. En viktig sak många företag kämpar med är att få fram fler relevanta leads. 

Vissa använder verktyg som ska leta på nätet efter potentiella kunder som matchar de befintliga kunderna.  

Tyvärr blir det ofta väldigt ytligt om man inte har en bra informationsstruktur i botten som talar om vad som kvalificerar någon att bli en drömkund.

Att ta fram en bra drömkundsprofil är därför en förutsättning för att bli effektivare i sitt arbete.

Dock lägger sig många på en för basal nivå och utgår allt för oftast utifrån företaget och enbart i vissa fall tittar man t ex på vilken roll en person har, vilket beteende den har, ålder, utbildning, kön etc. 

Ju mer komplex affär man driver desto viktigare blir det att gå på djupet med drömkundsprofilen, du har helt enkelt färre att välja från på marknaden och behöver därför förstå vilka som passar just er bäst.

En stor utmaning vi alla lever med är att vi lever i en analog värld som vi försöker digitalisera. Tyvärr leder det i många fall till en alltför kraftig förenkling av verkligheten.

Varför man gör affärer med vissa personer och företag kan bero på många olika parametrar och de flesta av dessa kan man inte läsa sig till på webben.

Hur identifierar man saker som personkemi, förtroende, mod att fatta beslut, kreativitet etc. Det kan endast göras i dialog.

Det är dock avgörande att sådant dokumenteras.

En bra informationsstruktur och process kan därför underlätta kvalificeringsarbetet av potentiella kunder och skapa förutsättningar för oss människor att fokusera på den kommunikation som faktiskt kräver mänsklig touch, dvs allt som har med kreativitet och förtroende att göra.

En bra informationsstruktur krävs även för att se trender över tid, utan strukturerat data får man förlita sig på sin egen och kollegans magkänsla.

Många pratar om information som det nya guldet och att då inte ta vara på sitt guld är egentligen rent vansinne.

Andreas Lalangas Blog image

 

Andreas Lalangas

VD & grundare, Salesbox

Sorry, the comment form is closed at this time.