Varför ska jag koppla på ett CRM till Fortnox?

Att driva företag innebär garanterat att man kommer vilja ta betalt och skicka fakturor. Då är det naturligt att vilja hantera dessa i ett ekonomisystem och inte med papper och penna eller excel.

För många har det dock historiskt inte varit lika naturligt att koppla på ett CRM-system till sitt ekonomisystem som tex Fortnox. Utan man har ofta hanterat sina kundrelationer, prospektering, försäljning med hjälp av excel, outlook och papper/penna.

Denna artikel handlar om varför det är bra för ett mindre företag digitalisera sig och även koppla ihop sitt Fortnox-konto med att CRM, tex Salesbox.

Fördelar med att koppla på ett CRM till Fortnox?

I ett ekonomisystem kan ni automatisera en hel del av bokföringen, fakturahanteringen, orderhantering, lagerhållning etc. Däremot är ett ekonomisystem mindre bra på att digitalisera relationshanteringen, kommunikationen, prospekteringen och försäljningen.

De flesta håller med om att det är viktigt att kunna fakturera för ett företag men det är även lika viktigt att underhålla och skaffa nya relationer som man kan fakturera. Med andra ord, utan relationer ingen fakturering. De flesta mindre företag hanterar dock sina relationer väldigt manuellt med en kombination av excel-ark, mejl, telefon och även papper och penna.

Det är dock väldigt ineffektivt. Ett modernt CRM-system gör det möjligt att digitalisera, strukturera och till viss del automatisera relationshanteringen. Det handlar om att digitalisera hela sin verksamhet och bli betydligt effektivare inom områden som

  • Prosketering, både hitta, kontakta och följa upp potentiella kunder
  • Försäljning, få 100% kontroll på när nästa steg ska tas på varje enskild affär och inte tappa saker mellan stolarna
  • Hantera och automatiskt logga både individuell kommunikation (mejl, telefon )och mass kommunikation (mejl)
  • Digitalisera både offert- och avtalsskapandet samt signeringen
  • Automatiskt skapa rätt typ av faktura beroende på om det är engångsköp eller olika typer av abonnemang

Med ett CRM som tex Salesbox kopplat till Fortnox kan ni som mindre företag digitalisera hela kedjan för att ta en potentiell kund från idé till en långsiktigt fakturerbar relation. 

Vinster med att digitalisera hela relationshanteringen

  • Ni blir avsevärt effektivare
  • Ni kan arbeta från valfri plats och är inte beroende av en fysisk plats
  • Ni blir avsevärt snabbare i er hantering och svar till kunderna
  • Ni får 100% kontroll och minskar risken för att saker ramlar mellan stolarna, oavsett vem som är ansvarig
  • Ni tar bort behovet av papper och resor, vilket gör att ni kan hantera fler kunder med färre personer

Salesbox CRM till Fortnox om man bedriver en E-handel

För ett företag som bedriver e-handel går det att koppla Fortnox till de vanligaste e-handelsplattformarna och på så sätt få in alla som köper online i Fortnox.

Eftersom Fortnox inte är till för kommunikation och relationshantering tar det dock ofta stopp där.

Med en koppling till Salesbox kommer Fortnox och Salesbox CRM att synkroniseras och alla kunder kommer även finnas i Salesbox, inklusive vad de har köpt för något via e-handeln.

Genom att sökningar i Salesbox kan ni som e-handelsföretag enkelt söka fram olika kategorier kunder och börja kommunicera via olika typer av personliga massmejl eller nyhetsbrev för att bygga relation till era kunder och även bedriva merförsäljning, t ex alla som köpt en viss vara kan få ett utskick med erbjudande om en annan vara som många också köper i kombination med den första varan.

Salesbox CRM till Fortnox om man säljer abonnemang

För företag som säljer abonnemang eller en kombination av abonnemang och engångstjänster kan Salesbox automatiskt skapa både vanliga fakturor och avtalsfakturor i Fortnox.

På så sätt kan faktureringen bli både digitaliserad och automatiserad så ni slipper skicka över underlag till ekonomiavdelningen inför faktureringen.

I Salesbox kan ni även ha olika pipelines för nyförsäljning, merförsäljning och även förlängningar, så ni enkelt kan lägga upp förlängningar i er pipeline i samband med att första abonnemangsperioden kontrakteras, då har ni hela tiden 100% kontroll över alla förläningar och när nästa steg ska tas för att säkra dessa förläningar.

Salesbox CRM till Fortnox – Lagersaldo

För företag som säljer saker från ett lager kan Salesbox skapa orders i Fortnox. Objektet order i Fortnox kan kopplas till lagersaldo så era orders och lagersaldon hela tiden är i synk.

I Salesbox arbetar ni då med prospektering, försäljning, relationshantering och kommunikation. I samband med att ni får ordern från kunden stängs den i Salesbox och synkas med orders i Fortnox så ert lagersaldo hela tiden hålls uppdaterat i realtid.

Offerter och e-Signering i Salesbox CRM

I Salesbox finns det både moduler för att skapa sina egna dokumentmallar (offerter, avtal etc.) och skicka iväg dessa för elektronisk signering. 

Salesbox dokumentmallar designar ni helt själva med drag & drop och de kan innehålla bilder, texter, data från Salesbox från kunder, kontakter, affärer, orders etc. 

Då kan ni enkelt kan skapa en offert med några få knapptryckningar och skicka dessa för e-signering med t ex BankID. 

När kunden senare signerat kan ni enkelt spara dessa signerade dokument på datorn eller direkt i Salesbox och stänga affären som vunnen och få en order eller faktura skapad automatiskt i Fortnox.

Hur fungerar Salesbox CRM till Fortnox?

Med Salesbox – Fortnox-kopplingen aktiverad kommer ni få följande information synkroniserad.

Från Fortnox till Salesbox

– Nya kunder1 som läggs till i Fortnox synkroniseras med Salesbox som Företag (om de är angivna som företag i Fortnox) eller Kontakter (om de är angivna som privata i Fortnox)

– Nya fakturor som läggs till Fortnox synkroniseras med Salesbox som orders och referenskontakten på fakturan blir en kontakt i Salesbox

– Nya artiklar2 som (också är aktiva) kommer att synkroniseras med Salesbox

Från Salesbox till Fortnox (Realtid)

När du anger en affär som vunnen eller lägger till en order i Salesbox får du möjlighet att välja på följande:

– Inte synkronisera

– Synkronisera till order i Fortnox

– Synkronisera till faktura i Fortnox

När synkroniseringen utförs från Salesbox läggs följande till eller uppdateras:

– Kunden i Fortnox

– Artikeln i Fortnox

– Lägg till en faktura eller en order beroende på ditt val, inklusive all information från orderraderna på ordern i Salesbox.

Vanlig faktura eller avtalsfaktura i Fortnox?

Om du väljer faktura och du har återkommande orderrader i Salesbox läggs dessa till som en avtalsfaktura i Fortnox.

Om du väljer faktura och har fasta orderrader i Salesbox läggs dessa till som en vanlig faktura i Fortnox.

  1. Kundens namn, org.nr. olika adresser, kundnummer
  2. Artiklar från Fortnox synkroniseras till produkter i Salesbox och läggs i en produktgrupp kallad Fortnox och sätts till produkttypen Fortnox, både grupp och typ kan sedan ändras på dessa produkter i Salesbox så ni kan söka fram kunder och kontakter baserat på alla tre nivåer, dvs kunder som köpt en produkt inom en viss grupp, av en viss typ eller en enskild produkt/artikel.